ZAPYTANIE OFERTOWE nr ZOF.25.3.2026
2026-02-20
Instytut Współpracy Polsko - Węgierskiej im. Wacława Felczaka zaprasza do złożenia oferty, której przedmiotem będzie wykonanie nowej strony internetowej Instytutu Współpracy Polsko - Węgierskiej im. Wacława Felczaka wraz z utrzymaniem i wsparciem technicznym.
I. Zamawiający:
Instytut Współpracy Polsko - Węgierskiej im. Wacława Felczaka
ul. Seweryna Goszczyńskiego 12, 02-616 Warszawa
tel. +48 22 845 08 52
email: instytut@kurier.plus
II. Zasady prowadzenia postepowania:
1. Niniejsze zapytanie ofertowe prowadzone będzie w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców.
2. Zamawiający informuje, że do prowadzonego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn.zm.) z uwagi na wartość zamówienia, która nie przekracza kwoty 170 000 zł netto, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.
III. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie nowej strony internetowej Instytutu Współpracy Polsko - Węgierskiej im. Wacława Felczaka wraz z zapewnieniem jej hostingu, utrzymania, obsługi technicznej, wsparcia, rozwoju oraz szyfrowania transmisji danych (SSL) przez okres 36 miesięcy od dnia uruchomienia serwisu przyjętego przez Zamawiającego na podstawie Protokołu odbioru.
Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie nowej strony internetowej;
2) dostarczenie oprogramowania i licencji koniecznych do budowy strony internetowej;
3) utrzymanie, rozwój i rozbudowę strony internetowej;
4) usługi hostingu, certyfikatów SSL, obsługi technicznej oraz wsparcia;
5) zapewnienie maksymalnie 100 godzin na prace rozwojowe, tj.:
a) dodawanie nowych funkcjonalności,
b) dodawanie nowych modułów,
c) dodawanie nowych plików graficznych wykorzystywanych w serwisie;
6) usługę gwarancyjną;
7) przeprowadzenie szkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi strony internetowej.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania oraz w Istotnych Postanowieniach Umowy, która stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania.
IV. Termin wykonania przedmiotu zamówienia:
1) maksymalnie ………. dni (termin wskazany w ofercie) od dnia akceptacji projektu graficznego przez Zamawiającego - zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie strony internetowej;
2) 36 miesięcy od dnia uruchomienia strony internetowej – utrzymanie, rozwój, strony internetowej, usługi hostingu, certyfikatów SSL, obsługi technicznej oraz wsparcia;
3) 36 miesięcy od dnia odbioru przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń - usługa gwarancyjna.
V. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia;
3) spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca powinien przedstawić następujące oświadczenia i dokumenty:
1) formularz oferty wraz z załącznikami zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania;
2) dokumenty rejestrowe firmy Wykonawcy (np. odpis z KRS/CEIDG);
c) pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, w tym podpisania oferty, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie, nie wynika wprost z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą (np. odpis z KRS/CEIDG). Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do których pełnomocnik jest upoważniony.
VI. Sposób przygotowania ofert:
a) oferta musi być sporządzona na formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;
b) każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
c) oferta oraz wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim, trwałą i czytelną techniką, wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy;
d) zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w złotych polskich według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny;
e) cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w ujęciu netto oraz brutto;
f) wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę;
g) poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego - zapisu poprawnego;
h) upoważnienie/pełnomocnictwo do podpisania oferty, do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem oraz do parafowania stron należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Wykonawcy. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale bądź kopii, notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem;
i) oferta wraz ze wszystkimi załącznikami (dokumentami i oświadczeniami) stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację (np. zszyte, spięte, zbindowane itp.).
VII. Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferta powinna być przesłana na adres:
Instytut Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka
02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12
lub dostarczona osobiście na wyżej wymieniony adres w godzinach od 8:00 do 16:00
z dopiskiem: „Zaprojektowanie i budowa nowej strony internetowej Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka wraz z utrzymaniem”
albo
przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: instytut@kurier.plus w tytule należy wpisać: „Zaprojektowanie i budowa nowej strony internetowej Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka wraz z utrzymaniem”
- w terminie do dnia 06.03.2026 r. (decyduje data wpływu).
- otwarcie ofert nastąpi dnia 09.03.2026 r.
Oferty przesłane elektronicznie muszą być podpisane certyfikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
VIII. Kryteria wyboru oferty:
Przy wyborze i ocenie ofert uznanych za ważne i złożone przez Wykonawców uznanych za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
|
Lp. |
Kryterium |
Waga kryterium w % |
Maksymalna liczba punktów, jaką można otrzymać za dane kryterium |
|
1. |
Cena |
70 % |
70 |
|
2. |
Czas realizacji |
20 % |
20 |
|
3. |
Doświadczenie |
10 % |
10 |
Zasady oceny kryterium „Cena” [C]
Kryterium „Cena”, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.
Liczba punktów, jaka zostanie przyznana w ramach powyższego kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty (netto) przez cenę oferty badanej (netto) oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez maksymalna liczbę punktów, którą dla tego kryterium ustalono na poziomie 70, według wzoru:
C = (C min / C b) x 70
gdzie:
C – liczba przyznanych punktów oferty wynikających z kryterium ceny,
C min – cena najtańszej oferty,
C b – cena badanej oferty,
Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena – 70 pkt.
Wskazana cena badanej oferty (Cb) brana pod uwagę przy przyznawaniu punktacji i ocenie oferty to cena całkowita netto wskazana w ofercie za realizację całości zamówienia (cena ofertowa netto), zgodnie z treścią szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia.
Zasady oceny kryterium „Czas realizacji” [Cz]
Kryterium to, odnosi się do liczby dni kalendarzowych, w jakich Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia, tj. wykonać, przetestować i przekazać Zamawiającemu w pełni funkcjonalną stronę internetową zgodną z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia.
Czas realizacji należy liczyć od dnia podpisania umowy do dnia odbioru końcowego przez Zamawiającego.
Oferty zostaną ocenione punktowo według poniższego wzoru:
gdzie:
– liczba punktów przyznanych ofercie w kryterium „Czas realizacji”,
– najkrótszy zaoferowany czas realizacji (w dniach kalendarzowych),
– czas realizacji zaoferowany przez danego Wykonawcę (w dniach kalendarzowych).
Zasady oceny kryterium „Doświadczenie” [D]
Liczba punktów jaka zostanie przyznana w ramach niniejszego kryterium opierała się będzie o doświadczenie Wykonawcy. Punkty przyznane zostaną w przypadku wykazania doświadczenia polegającego na realizacji tożsamego/podobnego przedmiotu zamówienia na rzecz jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483, z późn. zm.), w okresie ostatnich 3-5 lat. Liczba punktów możliwa do otrzymania w tym kryterium wynosi 10 pkt.
Powyższe kryteria powinny być potwierdzone dowodami o należytym ich wykonaniu (np. referencje, oświadczenia).
Wykaz wykonanych usług ocenianych w kryterium „Doświadczenie” powinien być wypełniony według wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.
Brak niezbędnych informacji lub dowodów potwierdzających należyte wykonanie usług informatycznych będzie skutkować nieprzyznaniem punktów w tym kryterium, a Zamawiający nie będzie wzywał do uzupełnienia dokumentów w tym zakresie.
IX. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty wszystkich oferentów oraz zamieści informację o wyborze oferenta na stronie internetowej.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, niepodlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzyma najwyższą liczbę punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.
Zamawiający przekazuje do wiadomości Wykonawców projekt umowy, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszego zapytania.
Miejscem zawarcia umowy jest siedziba Zamawiającego. Umowa będzie przekazana do podpisu Wykonawcy (kurierem) lub przedstawiona do podpisu w siedzibie Zamawiającego lub przesłana do podpisu w formie elektronicznej w zależności od ustaleń dokonanych przez strony.
Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego jednak nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania umowy (lub przedstawienia jej do podpisu) oraz do niezwłocznego odesłania jej kurierem do Zamawiającego. W przypadku niezachowania ww. terminu Zamawiający może uznać, iż Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
X. Dodatkowe informacje.
Dodatkowych informacji udziela Julia Rolińska pod numerem telefonu +48 667 505 609 email: jrolinska@kurier.plus
Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności, jeśli wysokość najtańszej oferty jest wyższa niż wielkość środków, jakie Zamawiający zamierzał przeznaczyć na zamówienie lub zaistniały wady uniemożliwiające zawarcie prawnie ważnej umowy.
XI. Załączniki:
2) OPZ strona internetowa.docx
W odpowiedzi na zapytania oferentów, informujemy:
- Dotyczy technologii CMS: Zamawiający w Opisie Przedmiotu Zamówienia wskazuje system Webflow jako przykładowy. Czy Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia w oparciu o inne, równoważne rozwiązanie typu CMS Open Source (np. WordPress), o ile zapewnia ono pełną realizację wymagań funkcjonalnych, standardów bezpieczeństwa oraz dostępności cyfrowej WCAG 2.1 na poziomie AA?
Preferowanym systemem jest Webflow, jednak przy zapewnieniu wszystkich funkcjonalności i pełnej operacyjności strony dopuszczana jest możliwość użycia innego systemu CMS.
- Dotyczy przeniesienia autorskich praw majątkowych: Zgodnie z § 10 ust. 6 wzoru Umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do utworów. Czy w przypadku zastosowania systemu CMS typu Open Source, Zamawiający potwierdza, że wymóg ten dotyczy wyłącznie autorskich elementów wytworzonych przez Wykonawcę (szablon, wtyczki dedykowane, treści), a samo jądro systemu (core) pozostaje objęte licencją publiczną (np. GNU GPL)?
Jest to dopuszczalne w przypadku, gdy twórca kodu używa narzędzi na bazie Open Source czyli z darmowym otwartym kodem dostępnym dla wszystkich.
- Dotyczy procedury akceptacji projektu: W § 1 ust. 5 pkt 1 wzoru Umowy wskazano, że procedura akceptacji projektu graficznego będzie powtarzana do czasu uzyskania akceptacji Zamawiającego. Czy ze względu na ryczałtowy charakter wynagrodzenia, Zamawiający przewiduje limit tur poprawek (np. maksymalnie 3 tury) w ramach ustalonej ceny ofertowej?
Nie ma ustalonego limitu poprawek.
- Dotyczy struktury BIP: OPZ wymaga, aby podstrona BIP stanowiła odrębny folder WWW. Czy Zamawiający dopuszcza realizację techniczną BIP w ramach tej samej instalacji CMS (np. poprzez dedykowany moduł i odrębny szablon graficzny), pod warunkiem zachowania wymaganej odrębności wizualnej i logicznej?
Tak.
- Dotyczy parametrów hostingu i backupu: Dokumentacja wymaga zapewnienia przestrzeni na kopie zapasowe o pojemności nie mniejszej niż 1 TB. Czy Zamawiający potwierdza, że wymóg ten dotyczy całkowitej przestrzeni archiwalnej dostępnej dla serwisu, a nie rozmiaru pojedynczej, codziennej kopii zapasowej?
Jest to zależne od rozmiaru strony po jej utworzeniu w megabajtach, ponieważ na pojemności 1TB może się utworzyć 1 kopia lub 10 w zależności od wielkości serwisu. Bardzo ważną kwestią jest to, aby ta kopia została utworzona, żeby istniało zabezpieczenie w przypadku wystąpienia zagrożeń mogących wpłynąć na działanie serwisu i aby istniała możliwość przywrócenia ostatniej dobrze działającej wersji serwisu. Kopia, którą Zamawiający otrzyma w dniu przekazania serwisu nie będzie wystarczająca, ponieważ będzie to stan na dzień oddania serwisu do użytku od tego momentu strona będzie aktualizowana na bieżąco.
- Dotyczy terminów SLA: Zgodnie z tabelą w OPZ, maksymalny czas naprawy Awarii wynosi 1 dzień roboczy, a Błędu Krytycznego 4 godziny. Czy Zamawiający potwierdza, że powyższe czasy liczone są wyłącznie w godzinach świadczenia wsparcia technicznego, tj. w dni robocze od 8:00 do 16:00?
W przypadku błędu krytycznego - musi być usunięty w ciągu 4 godzin od zgłoszenia bez względu na godziny świadczenia wsparcia technicznego.
7. W OPZ w części IV pkt 1 ppkt 13 wskazano „systematyczną aktualizację strony internetowej (banerów, formularzy zgłoszeniowych itp.)”. Czy Zamawiający może doprecyzować, jaki zakres prac obejmuje aktualizacja strony w ramach usług utrzymania serwisu? W szczególności prosimy o informację, czy aktualizacja obejmuje wyłącznie czynności techniczne (np. konfigurację elementów w CMS), czy również działania redakcyjne, takie jak publikowanie artykułów, wgrywanie materiałów graficznych lub modyfikację treści. Jednocześnie prosimy o wskazanie, czy Zamawiający przewiduje limit prac w ramach tej usługi, np. w postaci maksymalnej liczby godzin lub liczby zmian w skali miesiąca.
Aktualizacja dotyczy systematycznej aktualizacji danych pojawiających się na stronie, dotyczy to zarówno czynności technicznych jak i publikowanych materiałów, które mają pojawić się na stronie bezzwłocznie po publikacji. Limit prac rozwojowych został określony w OPZ oraz wzorze umowy.
8. Czy Zamawiający może wskazać orientacyjny termin realizacji wykonania strony od akceptacji projektów graficznych, który uważa za optymalny?
Wykonawca w ofercie określa termin realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie ze swoimi możliwościami. Termin realizacji wykonania strony jest jednym z kryterium oceny złożonych ofert.
9. Czy Zamawiający oczekuje migracji treści z obecnej strony internetowej? Jeśli tak, w jakim zakresie?
Tak, częściowo wymagana będzie migracja treści archiwalnych tj. artykuły, zdjęcia, ogłoszenia w BIP. W nowej stronie internetowej nie będzie panelu logowania dla użytkowników spoza organizacji, jednak konieczny będzie zapis/rejestracja wszystkich danych, które na nowej stronie się nie znajdą.
10. Czy podstrona BIP ma być nowym systemem czy migracją istniejącej strony BIP?
Oferta dotyczy budowy nowej strony internetowej zawierającej moduł BIP, który będzie zawierał szereg nowych zakładek i podstron, wymagane będzie również przeniesienie archiwalnych danych.
11. Czy Zamawiający przewiduje limit godzin miesięcznie w ramach usług utrzymania serwisu?
Zamawiający nie określił limitu godzin usług utrzymania serwisu. Usługi utrzymania serwisu świadczone będą w ramach usługi wsparcia technicznego w każdy dzień roboczy w godzinach 8:00-16:00. Przedmiot zamówienia oraz warunki jego realizacji zostały określone w OPZ i wzorze umowy.
12. Czy Zamawiający przewiduje maksymalny budżet przeznaczony na realizację całego zamówienia?
Wykonawca w ofercie określa wysokość wynagrodzenia. Cena jest jednym z kryterium oceny złożonych ofert.
13. W OPZ wskazano, że strona powinna być oparta na systemie CMS, w szczególności Webflow. Czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie innego systemu CMS spełniającego wszystkie wymagania określone w OPZ (w tym w zakresie bezpieczeństwa, dostępności WCAG 2.1 AA oraz możliwości samodzielnej edycji treści przez Zamawiającego)
Preferowanym systemem jest Webflow, jednak przy zapewnieniu wszystkich funkcjonalności i pełnej operacyjności strony dopuszczana jest możliwość użycia innego systemu CMS.
14. Czy Zamawiający przewidział maksymalny czas (godz.) comiesięcznych usług utrzymania?
Zamawiający nie określił maksymalnego limitu godzin usług utrzymania.
Obecnie BIP i strona są zintegrowane na dedykowanym systemie CMS zbudowanym na potrzeby Insytutu.
16. Czy macie Państwo preferencje co do technologii (języka programowania i użytych frameworków) wykonania serwisu? Oczywiście wynikowym kodem będzie HTML5, jednak pytamy o tzw. backend, czyli kod po stronie serwera, niewidoczny dla użytkownika.
Zamawiający nie określił preferencji co do użytych narzędzi, istotny jest aspekt wizualny oraz szerokie możliwości edycji na prostym do obsługi systemie.
Konieczne będzie częściowe przeniesienie danych (np. część artykułów, BIP), pozostałe dane muszą zostać zapisane na dysku do archiwizacji.
18. Ile obecnie godz. miesięcznie wymaga utrzymanie strony internetowej?
Pytanie nie dotyczy wyjaśnienia treści OPZ. Żądane informacje podlegają udostępnieniu na zasadach i w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.
19. Czy w pkt II Formularza ofertowego należy wpisać termin realizacji wdrożenia strony internetowej czy dotyczy to wykonania przedmiotu zamówienia w całości (projektu graficznego i wdrożenia)?
W formularzu ofertowym należy uwzględnić ilość dni potrzebnych na wykonanie przedmiotu zamówienia (wykonanie projektu graficznego i wdrożenie). Zamawiający dopuszcza w formularzu wskazanie terminów w podziale na wykonanie projektu i wdrożenie, mając na uwadze termin wskazany w projekcie umowy na przedstawienie Zamawiającemu projektu graficznego. Czas realizacji jest jednym z kryteriów oceny ofert.
Wykonawca zobligowany jest do samodzielnego oszacowania i wskazania w Formularzu ofertowym terminu wykonania przedmiotu zamówienia.
21. Czy do skutecznego złożenia oferty wystarczy złożyć Formularz ofertowy?
Do formularza ofertowego należy dołączyć Załącznik nr 3 oraz ewentualne pełnomocnictwa i oświadczenia zgodnie z zapytaniem ofertowym.