Zapytanie ofertowe w sprawie utrzymania czystości w biurze nr DAF.25.33.2025

2025-12-19

Zapytanie ofertowe
w sprawie utrzymania czystości w biurze Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka w Warszawie o wartości poniżej 130 000,00 PLN netto

Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka siedzibą w Warszawie (02-616 Warszawa), ul. Seweryna Goszczyńskiego 12; NIP: 701-084-22-30

Zaprasza

podmioty świadczące usługi utrzymania czystości biur do składania ofert w postępowaniu o wartości szacunkowej netto mniejszej od kwoty 130 000,00 PLN, którego przedmiotem jest wybór firmy świadczącej usługi sprzątania w siedzibie Instytutu Współpracy Polsko – Węgierskiej im. Wacława Felczaka w Warszawie, dalej „Zamawiający”, w roku 2026.

 

I. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług sprzątania powierzchni biurowych Zamawiającego, obejmujących utrzymanie czystości wewnątrz biura oraz – opcjonalnie – czyszczenie powierzchni wspólnych i terenów przyległych w zakresie wskazanym przez Zamawiającego.

Usługa ma zapewnić stałe utrzymanie czystości na poziomie odpowiadającym standardom biura.

II. Miejsce, specyfika obiektu i termin wykonania zamówienia:

1. Adres biura: 02-616 Warszawa, ul. Seweryna Goszczyńskiego 12
2. Powierzchnia do sprzątania regularnego, ok.  360 m²
3. Sprzątanie w dwa ustalone dni tygodnia po 5 godzin
4. Sprzątanie okresowe, prace głośne lub wymagające dostępu: po uzgodnieniu, w godzinach małej aktywności biura.
5. Rodzaj przestrzeni:

• pokoje biurowe
• sale konferencyjne
• kuchnia/ pomieszczenie socjalne
• toalety
• hall i ciągi komunikacyjne

III. Zakres prac

Zakres prac obejmuje w szczególności:

1. Prace cykliczne (w ustalone dwa dni w tygodniu)

• Opróżnianie i mycie koszy na śmieci, wymiana worków.
• Odkurzanie i mycie podłóg.
• Ścieranie kurzu z powierzchni płaskich.
• Wycieranie i dezynfekcja blatów w kuchni i strefach wspólnych.
• Uzupełnianie środków higienicznych (mydło, ręczniki papierowe, papier toaletowy).
• Utrzymanie czystości w toaletach.

2. Prace okresowe

• Mycie okien wewnętrznych i zewnętrznych.
• Pranie dywanu
• Sprzątanie tarasów i balkonów
• Odśnieżanie terenu przed budynkiem i przyległego chodnika
• Sprzątanie magazynu

Dokładny wykaz prac i harmonogram zawarty jest w Załączniku nr 1.

IV. Kontrola jakości i odbiór prac

1. Wykonawca prowadzi kartę kontroli / listę zadań.
2. Zamawiający ma prawo do zgłaszania uwag oraz żądania prac poprawkowych.
3. Wykonawca przedkłada do akceptacji Zamawiającego każdego miesiąca Protokół z wykonania prac.

V. Wymagania dotyczące wykonawcy

Wykonawca powinien:

1. Posiadać doświadczenie w świadczeniu usług sprzątania obiektów biurowych o podobnych parametrach.
2. Dysponować personelem o odpowiednich kwalifikacjach, przeszkolonym w zakresie BHP oraz pracy ze środkami chemicznymi.
3. Zapewnić nadzór koordynatora odpowiedzialnego za jakość wykonywanych usług.
4. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu listy pracowników dedykowanych do realizacji usługi na rzecz Instytutu, wraz z określeniem ich ról oraz zakresu wykonywanych czynności, przed rozpoczęciem świadczenia usługi.
5. Być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.
6. Wykonawca zapewnia wszystkie niezbędne środki czystości i materiały higieniczne (środki czyszczące i dezynfekujące, mydło, odświeżacze powietrza, worki na śmieci, ścierki itp.).
7. Środki chemiczne powinny posiadać atesty dopuszczające je do stosowania w pomieszczeniach użytkowych.
8. Wykonawca zobowiązuje się do usuwania wszelkich odpadów powstałych w toku realizacji Usług, w tym w szczególności opakowań, wkładów, pozostałości po środkach czystości, środków czystości, których termin przydatności upłynął, z uwzględnieniem przepisów ustawy o odpadach, przyjmując na siebie pełną odpowiedzialność za gospodarowanie ewentualnymi odpadami powstałymi w związku lub przy okazji wykonywania Umowy.

9.      Wykonawca powinien przedstawić następujące oświadczenia i dokumenty:

a)        Formularz oferty wraz z załącznikami zgodnie ze wzorem określonym w zał. nr 2 do niniejszego ogłoszenia.

b)        Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, lub adres strony internetowej z której Zamawiający będzie mógł bezpłatnie, samodzielnie

c)        Pełnomocnictwo, w sytuacji, gdy z dokumentów rejestrowych, załączonych do oferty, nie wynika fakt umocowania osoby podpisującej ofertę (składającej oświadczenie woli) w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub osobę/osoby udzielające pełnomocnictwa, jeśli oferta będzie podpisana przez pełnomocnika, przy czym dotyczy to również przypadków składania ofert przez podmioty występujące wspólnie, tj.:

− Wykonawców działających w formie Spółki Cywilnej, jeżeli z dokumentów dołączonych do oferty umowy spółki cywilnej nie wynika odpowiedni sposób reprezentacji dla podpisania oferty bądź wynika inny sposób reprezentacji,

− Wykonawców występujących wspólnie, czyli uczestników konsorcjum.

Dokumenty muszą być przedstawione w postaci oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub upoważnioną przez niego osobę Ocena spełnienia warunków odbędzie się zgodnie z regułą spełnia/nie spełnia w oparciu o załączone do oferty Wykonawcę lub upoważnioną przez niego osobę.

 

VI. Czas trwania umowy

Umowa zawierana jest na czas określony: od dnia podpisania umowy do 08.01.2027 r.

VII. Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Wykonawca musi podać w swojej ofercie: cenę brutto oraz cenę netto i wysokość

podatku VAT w %.

2. Zaoferowana cena powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją

przedmiotu zamówienia.

3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie ze wzorem formularza

stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.

4. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.

5. Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi

Wykonawca.

6. Oferta musi być napisana w języku polskim.

7. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana (kwalifikowanym podpisem

elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym - przesłanie oferty

za pośrednictwem operatora pocztowego)

VII. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferta powinna być przesłana lub dostarczona na adres:

Instytut Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka

02-616 Warszawa, ul. Seweryna Goszczyńskiego 12

z dopiskiem: „Oferta kompleksowego utrzymania czystości w siedzibie Instytutu Współpracy Polsko – Węgierskiej im. Wacława Felczaka w Warszawie”

albo

przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: instytut@kurier.plus,

 w tytule należy wpisać: „Oferta kompleksowego utrzymania czystości w siedzibie Instytutu Współpracy Polsko – Węgierskiej im. Wacława Felczaka w Warszawie ”.

- w terminie dnia 02.01.2026 r. (decyduje data wpływu).

- otwarcie ofert nastąpi dnia 05.01.2026 r.

Oferty przesłane elektronicznie musza być podpisane certyfikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

 

IX. Ocena ofert

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Lp.	Kryteria	Waga %
1	Cena (wartość przedmiotu zamówienia)	100

 

X. Dodatkowe informacje:

1. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres podmiotu, którego ofertę wybrano. W razie unieważnienia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieści na swojej stronie internetowej, informację o unieważnieniu zamówienia.

 

2. Wykonawca, którego oferta została wybrana przystępuje do zawarcia Umowy z Zamawiającym na realizację zamówienia na warunkach określonych we wzorze Umowy stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego w ciągu 3 dni od daty otrzymania Umowy od Zamawiającego.

 

3. Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia

11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

 

4. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pani Jolanta Falkowska, tel. 667 505 602, e mail: jfalkowska@kurier.pl

5. Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwane dalej „RODO” informujemy, iż:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Współpracy Polsko- Węgierskiej im. Wacława Felczaka z siedzibą w Warszawie;

2) podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych jest: − art. 6 ust.1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze);

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

5) odbiorcami danych mogą być podmioty upoważnione na mocy przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania na podstawie zawartej umowy powierzenia danych.

6) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

7) posiada Pani/Pan:

a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (jeżeli wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku zamawiający wymaga, od osoby której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania: daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego);

b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych[1];

c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa wart.18 ust. 2 RODO[2];

8) nie przysługuje Pani/Panu:

a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit. c RODO

9) posiada Pan/Pani prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego  - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami RODO.

10) w przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych może Pan/Pani skontaktować się pisząc na adres e-mail: instytut@kurier.plus

 

XI. Załączniki

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego- Wykaz i harmonogram prac.pdf

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego– Formularz Oferty.docx

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - wzór umowy.pdf

Załącznik nr 1 do umowy - Szczegółowy opis przedmiotu Umowy.pdf

Załącznik nr 2 do umowy - miesięczny protokół odbioru usług.docx

Załącznik nr 3 do umowy - klauzula RODO.pdf

Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego – Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu.pdf

Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego – Oświadczenie RODO.docx