Zapytanie ofertowe DAF.25.1.27.2024 na świadczenie stałej obsługi informatycznej

2024-12-04

Zapytanie ofertowe DAF.25.1.27.2024

na świadczenie stałej obsługi informatycznej na rzecz Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka

ZAMAWIAJĄCY:

Instytut Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka

02-616 Warszawa, ul. Seweryna Goszczyńskiego 12

Tel. +48 22 845 08 52

email: instytut@kurier.plus

adres strony internetowej: http://www.kurier.plus

Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający zaprasza do przedstawienia oferty na kompleksową obsługę informatyczną, w szczególności usługę utrzymania Portalu Instytutu oraz nadzoru nad posiadanymi przez Zamawiającego urządzeniami wchodzącymi w skład systemu informatycznego jak i całą infrastrukturą informatyczną w roku kalendarzowym 2025.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie bieżącej obsługi informatycznej na rzecz Zamawiającego w roku kalendarzowym 2025, a w szczególności:

administrowanie infrastrukturą teleinformatyczną Zamawiającego, w tym konfigurację, instalację, optymalizację działania, aktualizację i rozwiązywanie problemów, usuwanie awarii oraz instalację aktualizacji związanych z serwerami i systemami informatycznymi,

zarządzanie siecią komputerową,

archiwizację danych znajdujących się na serwerach sieciowych, monitoring wykonywania archiwizacji, aktualizację i ustalenie częstotliwości tworzenia kopii bezpieczeństwa,

administrowanie lokalną siecią komputerową, w tym rozwiązywanie problemów związanych z siecią, administrowanie urządzaniami sieciowymi [switche, routery, itd.],

zapewnienie pomocy i wsparcia pracownikom Zamawiającego i użytkownikom w pracy z systemem informatycznym oraz z serwisami na których publikowane są treści przez Zamawiającego, w szczególności strona internetowa zleceniodawcy, portale BIP, Facebook, Youtube etc.

konfigurowanie i uaktualnianie oprogramowania, w sposób właściwy ze względu na jego przeznaczenie oraz potrzeby,

instalacja i konfiguracja nowo zakupionego sprzętu związanego z utrzymaniem infrastruktury teleinformatycznej jak również komputerów i innych urządzeń przeznaczonych dla użytkowników końcowych oraz przenoszenie sprzętu pomiędzy stanowiska pracy, zgodnie z potrzebami po uzgodnieniu z Zamawiającym,

utrzymanie poprawnego działania oraz aktualizację oprogramowania portalu Zamawiającego (update, upgrade itd.),

rozbudowa portalu Zamawiającego i wprowadzanie nowych funkcjonalności według zapotrzebowania zgłoszonego przez Zamawiającego,

dbanie o bezpieczeństwo sieci oraz integralność i poufność zgromadzonych danych, w tym współpraca z pracownikami Zamawiającego,

przygotowywanie pisemnych opracowań: informacji, analiz i opinii dotyczących infrastruktury, bezpieczeństwa, ryzyka na potrzeby Zamawiającego.

Szczegółowe warunki i zasady realizacji zamówienia określają istotne postanowienia umowne, stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.

Szacunkowe zapotrzebowanie godzinowe na okres realizacji umowy wynosi 50 roboczogodzin miesięcznie.

MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Zamówienie zostanie udzielone do 31.12.2025 r.

Zamawiający zakłada, że obsługa będzie wykonywana w siedzibie Zamawiającego w ustalony dzień tygodnia po 4 roboczogodziny oraz dodatkowo zdalnie w pozostałych dniach na zlecenie Zamawiającego.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY I WYKAZ NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW:

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo; przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca powinien przedstawić następujące oświadczenia i dokumenty:

Formularz oferty wraz z załącznikami, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 1.

Wykaz posiadanego doświadczenia oraz długości prowadzenia działalności/ pracy w branży IT wraz z dowodami ocenianymi w kryterium Doświadczenie, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 2.

Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, w tym podpisania oferty, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą (np. odpis z KRS). Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony.

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

Każdy Wykonawca ma prawo złożyć jedną kompletną ofertę.

Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania.

Oferta musi zawierać wszystkie dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt V zapytania.

Formularz oferty wraz z załącznikami i dokumentami sporządzanymi przez Wykonawcę powinien być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą, wymaga się, aby Wykonawca dołączył do oferty pełnomocnictwo w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie.

Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w złotych polskich według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.

Cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi. Nie dopuszcza się zaokrągleń poprzez odrzucenie miejsc po przecinku.

Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej.

Wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami (dokumentami i oświadczeniami) stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację (np. zszyte, spięte, zbindowane itp.).

Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Kopie wszelkich dokumentów składanych wraz z ofertą muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

MIEJCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT:

Oferty należy:

składać w siedzibie Instytutu Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka, ul. Goszczyńskiego 12, 02-616 Warszawa z dopiskiem „Zamówienie na świadczenie stałej obsługi informatycznej na rzecz Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka w roku 2025”

lub

przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: instytut@kurier.plus w tytule należy wpisać: „Zamówienie na świadczenie stałej obsługi informatycznej na rzecz Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka w roku 2025”

Termin składania ofert upływa dnia 16.12.2023 do godziny 17:00

Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do miejsca wskazanego w ust. 1.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone.

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

OCENA OFERT:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Lp.	Kryteria	Maksymalna ilość punktów
1	Cena oferty brutto za cały rok	85
2	Doświadczenie wykonawcy	15

Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami:

Kryterium „cena”

Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny za roboczogodzinę (60 min) brutto wykonania zamówienia. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem:

Cmin

C = ------------------------------ x 85

Cbad

gdzie:

C – liczba punktów przyznanych w badanej ofercie w kryterium ceny

Cmin – najniższa cena spośród badanych ofert

Cbad – cena oferty badanej

Cena, o której mowa w kryterium 1) obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.

Kryterium Doświadczenia Wykonawcy

Punktowane w tym kryterium będzie :

a) posiadanie doświadczenia w zakresie świadczenia usługi typu „HelpDesk”,

b) posiadania doświadczenia w zakresie nadzoru i kontroli nad stanem bezpieczeństwa systemów ICT/OT, a także w zarządzaniu sieciami LAN/WAN i infrastrukturą serwerową, a także tworzeniem kodu HTML/CSS/JS zgodnego z W3C oraz najważniejszymi przeglądarkami internetowymi (FireFox, Chrome, Safari, Internet Explorer ),

c) długość prowadzenia działalności gospodarczej / pracy w obszarze IT.

Lp.	Doświadczenie	Punkty
	Posiadanie doświadczenia w zakresie świadczenia usługi HelpDesk powyżej 5 lat do 10 lat	3
	Posiadanie doświadczenia w zakresie świadczenia usługi HelpDesk powyżej 10 lat	5
	Posiadania doświadczeniem w zakresie nadzoru i kontroli nad stanem bezpieczeństwa systemów ICT/OT, a także w zarządzaniu sieciami LAN/WAN i infrastrukturą serwerową, a także tworzeniem kodu HTML/CSS/JS zgodnego z W3C oraz najważniejszymi przeglądarkami internetowymi (FireFox, Chrome, Safari, Internet Explorer do 5 lat	3
	Posiadania doświadczenia w zakresie nadzoru i kontroli nad stanem bezpieczeństwa systemów ICT/OT, a także w zarządzaniu sieciami LAN/WAN i infrastrukturą serwerową, a także tworzeniem kodu HTML/CSS/JS zgodnego z W3C oraz najważniejszymi przeglądarkami internetowymi (FireFox, Chrome, Safari, Internet Explorer powyżej 5 lat	5
	Prowadzenia działalności gospodarczej / pracy w obszarze IT (do 10 lat)	3
	Prowadzenia działalności gospodarczej / pracy w obszarze IT powyżej 10 lat	5

Powyższe kryteria powinny być potwierdzone dowodami o należytym ich wykonaniu (np. referencje, oświadczenia) .

Wykaz wykonanych usług ocenianych w kryterium Doświadczenie Wykonawcy powinien być wypełniony według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2.

Brak niezbędnych informacji lub dowodów potwierdzających należyte wykonanie usług informatycznych będzie skutkować nieprzyznaniem punktów w tym kryterium, a Zamawiający nie będzie wzywał do uzupełnienia dokumentów w tym zakresie.

Wykonawca w powyższym kryterium może otrzymać maksymalnie 15 pkt.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania niniejszego Zapytania ofertowego oraz otrzyma największą liczbę punktów po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyżej kryteriach zgodnie z poniższym wzorem:

LP =C + D

gdzie:

LP- całkowita liczba punktów przyznanych ofercie

C- liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium Cena

D- liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium Doświadczenie.

W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Wykonawcy, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.

INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY ORAZ ZAWARCIA UMOWY:

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.

Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty po przez zamieszczenie informacji o wyborze oferenta na stronie internetowej.

POZOSTAŁE INFORMACJE

W związku z treścią art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczak informuję, że

Administratorem danych osobowych względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał Administrator w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, dalej jako „Dane Osobowe”, jest Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka z siedzibą przy ul. Wspólnej 6 w Warszawie , (dalej jako „Administrator”).

Inspektorem Ochrony Danych Osobowych może się Pani/Pan kontaktować pod adresem e-mail: instytut@kurier.plus.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c. RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy Pzp.

Dane Osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, (a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy), a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Podanie Danych Osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp (wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty).

W odniesieniu do Danych Osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:

prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych oraz do ich sprostowania,

prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych art. 18 RODO.

Osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę na przetwarzanie jej danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Załączniki:

DAF.25.1.27 Formularz odpowiedzi do zapytania ofertowego.docx

DAF.25.1.27 załącznik nr 2 do zapytania ofert.docx

Projekt umowy na obsługę informatyczną 2025.docx