Zapytanie ofertowe nr DAF.25.1.28.2024 na świadczenie usługi archiwizacyjnej

2024-12-04

Zapytanie ofertowe nr DAF.25.1.28.2024

na świadczenie usługi archiwizacyjnej i obsługi archiwum zakładowego na rzecz Instytutu Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka przy ulicy S. Goszczyńskiego 12 w Warszawie na rok 2025 



  • ZAMAWIAJĄCY:


 

Instytut Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka

02-616 Warszawa, ul. Seweryna Goszczyńskiego 12

Tel. +48 22 845 08 52

email: instytut@kurier.plus

adres strony internetowej: http://www.kurier.plus


 

Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający zaprasza do przedstawienia oferty na usługę: Świadczenie usług archiwizacyjnych i obsługi archiwum zakładowego na rzecz Instytutu Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka przy ulicy S. Goszczyńskiego 12 w Warszawie na rok 2025.
 

  • OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

  • udzielanie wsparcia komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,

  • nadzór nad archiwum zakładowym;

  • wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

  • przeprowadzanie kwerend archiwalnych;

  • brakowanie dokumentacji;

  • archiwizacja plików cyfrowych;

  • udostępnianie przechowywanej dokumentacji.


 

  • MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

 

  • Zamówienie zostanie zrealizowane od .................01.2025 do 31.12.2025 r.

  • Zamawiający zakłada, że usługa będzie świadczona regularnie w siedzibie Zamawiającego, adres: Seweryna Goszczyńskiego 12, 02-616 Warszawa Mokotów. 

  • WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY I WYKAZ NIEZBĘDNYCH DOKUMENTÓW:



  • O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

  • posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

  • posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

  • spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo; przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

  • posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

  • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

  • Wykonawca powinien przedstawić następujące oświadczenia i dokumenty:

  • Formularz odpowiedzi ofertowej wraz z załącznikami, zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 1.



  • OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

 

  • Każdy Wykonawca ma prawo złożyć jedną kompletną ofertę.

  • Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania.

  • Oferta musi zawierać wszystkie dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt V zapytania.

  • Formularz oferty wraz z załącznikami i dokumentami sporządzanymi przez Wykonawcę powinien być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą, wymaga się, aby Wykonawca dołączył do oferty pełnomocnictwo w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie.

  • Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w złotych polskich według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.

  • Cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi. Nie dopuszcza się zaokrągleń poprzez odrzucenie miejsc po przecinku.

  • Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej.

  • Wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

  • Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami (dokumentami i oświadczeniami) stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację (np. zszyte, spięte, zbindowane itp.).

  • Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza spełnia warunki udziału w postępowaniu.

  • Kopie wszelkich dokumentów składanych wraz z ofertą muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.







  • MIEJCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT:

 

  • Oferty należy:

  • składać w siedzibie Instytutu Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka, ul. Goszczyńskiego 12, 02-616 Warszawa z dopiskiem „Świadczenie usług archiwizacyjnych i obsługi archiwum zakładowego na rzecz Instytutu Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka przy ulicy S. Goszczyńskiego 12 w Warszawie na rok 2025.”

lub

  • przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: instytut@kurier.plus w tytule należy wpisać: Zamówienie na „Świadczenie usług archiwizacyjnych i obsługi archiwum zakładowego na rzecz Instytutu Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka przy ulicy S. Goszczyńskiego 12 w Warszawie na rok 2025.”



  • Termin składania ofert upływa dnia 16.12.2023 do godziny 17:00

  • Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do miejsca wskazanego w ust. 1.

  • Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone.

  • Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

  • W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.



  • OCENA OFERT:

  • Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:


 

Lp.

Kryteria

Maksymalna ilość punktów

1

Cena oferty brutto za cały rok

80

2

Referencje w tym:

3 referencji

7 referencji



3 punkty

9 punktów

3

Doświadczenie ( minimum 5 lat)

8 punktów


 

  • Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z następującymi zasadami:

    1. Kryterium „cena”

Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto za całość wykonania zamówienia. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem:

C = (Cmin/Cbad) x 80

gdzie:

C – liczba punktów przyznanych w badanej ofercie w kryterium ceny

Cmin – najniższa cena spośród badanych ofert

Cbad – cena oferty badanej

Cena, o której mowa w kryterium 1) obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.

    1. Kryterium „Referencje” Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie załączonych przez Wykonawcę w ofercie referencji ( patrz tabela na poprzedniej stronie).

    2. Kryterium „Doświadczenie”- Punkty w tym kryterium zostaną przyznane na podstawie załączonego przez Wykonawcę w ofercie dokumentu potwierdzającego minimum 5 letnie doświadczenie np. odpis z KRS ( patrz tabela na poprzedniej stronie).

  • W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Wykonawcy, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.

  • INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

  • Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia.

  • Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty po przez zamieszczenie informacji o wyborze oferenta na stronie internetowej.



  • POZOSTAŁE INFORMACJE

W związku z treścią art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczak informuję, że

  • Administratorem danych osobowych względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał Administrator w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, dalej jako „Dane Osobowe”, jest Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka z siedzibą przy ul. Wspólnej 6 w Warszawie , (dalej jako „Administrator”).

  • Inspektorem Ochrony Danych Osobowych może się Pani/Pan kontaktować pod adresem e-mail: instytut@kurier.plus.

  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c. RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,

  • Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy Pzp.

  • Dane Osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, (a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy), a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

  • Podanie Danych Osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp (wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty).

  • W odniesieniu do Danych Osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

  • Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:

  • prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych oraz do ich sprostowania,

  • prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych art. 18 RODO.

  • Osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę na przetwarzanie jej danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)


 

  • Załączniki: