Zapytanie ofertowe na cykliczne audycje radiowe

2024-05-06

Nr zamówienia: DAF.25.2.3.2024


 

Zapytanie ofertowe

I. Zamawiający:

Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka

02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12

Tel. +48 22 845 08 52

email: instytut@kurier.plus


 

Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na

Produkcję i emisję cyklicznych audycji radiowych poświęconych Europie Środkowej oraz roli Polski i Węgier w tym regionie świata i na całym świecie.

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest produkcja i cotygodniowa (cykliczna) emisja audycji radiowych (w okresie nie wcześniej niż od 1 czerwca 2024 r. i nie później niż do 15 grudnia 2024 r.) poświęconych Europie Środkowej oraz roli Polski i Węgier w tym regionie świata i na całym świecie.

Celem audycji będzie rozpowszechnianie wiedzy o:

a) gospodarce, kulturze, w tym sporcie, turystyce, religii, oraz historii państw regionu Europy Środkowej i wzajemne relacje państw tego regionu;

b) współpracy polsko-węgierskiej w dziedzinach takich jak gospodarka, historia i kultura;

c) relacjach Polski i Węgier z innymi państwami Europy, z Unią Europejską oraz ze Stanami Zjednoczonymi i Rosją;

d) przemianach politycznych, gospodarczych i społecznych w Europie, wpływających na bezpieczeństwo i rozwój Rzeczypospolitej Polskiej i Węgier;

e) celach, zadaniach i znaczeniu Grupy V4 oraz Inicjatywy „Trójmorza”.

Dobór konkretnych tematów każdej audycji będzie adekwatny do najważniejszych wydarzeń tygodnia. Audycja będzie polegała na przeprowadzeniu rozmowy z ekspertem z Polski, Węgier lub innych państw lub przedstawieniu materiału poświęconego danemu tematowi.

Audycje będą nie krótsze niż 10 min i nie dłuższe niż określone w umowie. Audycje będą przygotowywane przez określony co najmniej dwuosobowy zespół redakcyjny, który nie będzie mógł się zmieniać bez zgody Zamawiającego. Scenariusze audycji będą przedstawiane Zamawiającemu, który będzie mógł przedstawić swoje uwagi, chyba że będą one w sprzeczności z ważnym interesem publicznym lub ważnym interesem Wykonawcy. Wyemitowane audycje będą udostępnione za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy przez okres określony w umowie.

Wykonawca będzie zobowiązany do zawarcia umów z twórcami, artystami, wykonawcami i realizatorami audycji, których przedmiotem jest przeniesienie przez nich wszelkich autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych oraz uzyskanie zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zależnych, w zakresie opracowań, przeróbek, montażu materiału, nowych wersji, łączenia z innymi utworami i eksploatacji takich opracowań na polach eksploatacyjnych wymienionych poniżej, tak aby zagwarantowane było prawo Zamawiającego do nieograniczonego w czasie i przestrzeni rozporządzenia utworami w kraju i zagranicą w całości lub fragmentach na polach eksploatacji określonych w ust. 1.

Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do wyemitowanych w zakresie, w jakim Zamawiający będzie mógł udostępniać je na swojej stronie internetowej i za pośrednictwem portali społecznościowych.

III. Termin wykonania zamówienia:

Nie wcześniej niż w okresie od 1 czerwca i nie później niż do 15 grudnia 2024 roku.

IV. Wymagania dotyczące wykonawcy i wykaz niezbędnych dokumentów:

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

W tym zakresie Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał koncesję na naziemne rozpowszechnianie programu radiowego uniwersalnego obejmującego zasięgiem co najmniej pięć miast, będących stolicami województw, w tym Warszawę.

W przypadku podmiotów radiofonii publicznej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca rozpowszechniał program radiowy uniwersalny obejmujący zasięgiem co najmniej pięć miast, będących stolicami województw, w tym Warszawę.

W celu wykazania spełnienia powyższego wymogu, Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem – formularz ofertowy.

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:

W tym zakresie Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:

1/ posiadał odpowiednie doświadczenie, tj. przez okres co najmniej trzech lat od dnia zapytania ofertowego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, prowadził cykliczne, w ramach ramówki, w godzinach między 6.00 a 23.00, o częstotliwości co najmniej raz w tygodniu - audycje radiowe, trwające co najmniej 10 min. każda, o charakterze informacyjnym uniwersalnym, dedykowane rozpowszechnianiu wiedzy o świecie (innych państwach), z wyłączeniem audycji podróżniczych/turystycznych; warunek ten jest spełniony, jeśli audycje w okresie 3 lat, w ramach ramówki zmieniały nazwę i godzinę emitowania;

2/ dysponował (na zasadzie umowy o pracę lub umowy o charakterze cywilnoprawnym) zespołem redaktorów złożonym co najmniej z dwóch osób, przy czym:

- osoby te są dziennikarzami zrzeszonymi w stowarzyszeniu dziennikarzy, w ramach którego członkowie zwykli zobowiązani są do przestrzegania kodeksu (zasad) etyki dziennikarskiej i podlegają orzekaniu sądu zawodowego;

- osoby te mają doświadczenie w pracy dziennikarskiej w dziedzinie społeczno-politycznej, tj. przez okres co najmniej 3 lat byli dziennikarzami wykonującymi zawód w ramach umowy, bądź w imieniu lub na rzecz nadawcy przygotowując materiał prasowy do programu radiowego uniwersalnego lub wyspecjalizowanego m.in. w dziedzinie społecznej i politycznej;

- jeden z członków zespołu, który będzie redaktorem w redakcji Wykonawcy, decydującym lub współdecydującym o treści audycji, będzie miał odpowiednie doświadczenie, tj. co najmniej przez okres roku, w okresie 3 lat od dnia zapytania ofertowego, redagował cykliczne, w ramach ramówki, audycje radiowe dedykowane rozpowszechnianiu informacji o państwach Regionu Wyszehradzkiego lub Regionu Trójmorza;

- jeden z członków zespołu, który będzie występował w audycji radiowej, będzie miał odpowiednie doświadczenie, tj. przez okres roku, w okresie 3 lat od dnia zapytania ofertowego, występował publicznie w cyklicznych, w ramach ramówki, audycjach radiowych lub telewizyjnych;

3/ prowadził stronę internetową, na której udostępnia w sposób ciągły emisję swoich audycji radiowych za pośrednictwem Internetu;

4/ miał możliwość uczestnictwa w audycji gości z wykorzystaniem urządzeń służących do bezpośredniej komunikacji na odległość.

W celu wykazania spełnienia powyższych wymogów, Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem – oświadczenie o doświadczeniu oraz dostępnych środkach osobowych i materialnych.

c) spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo; przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu wykazania spełnienia powyższych wymogów, Wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem – formularz ofertowy.

Wykonawca powinien przedstawić, zgodnie z wzorami stanowiącymi załączniki do zapytania ofertowego, następujące oświadczenia i dokumenty:

  1. formularz ofertowy,

  2. oświadczenie o doświadczeniu oraz dostępnych środkach osobowych i materialnych.

W celu uzyskania dodatkowych punktów w ramach kryterium wyboru oferty pn. „Doświadczenie”, Wykonawca powinien przedstawić:

- wykaz cyklicznych audycji radiowych poświęconych rozpowszechnianiu wiedzy o państwach z regionu Wyszehradu lub Trójmorza,

- próbkę, tj. co najmniej 5 archiwalnych audycji emitowanych w ramach cyklicznego programu radiowego poświęconego rozpowszechnianiu wiedzy o państwach regionu Wyszehradu lub Trójmorza, chyba że w/w wykaz zawiera informację o linku, z którego Zamawiający będzie mógł zapoznać się z takimi archiwalnymi audycjami.

Z kolei na potrzeby uzyskania dodatkowych punktów w ramach kryterium pn. „Charakterystyka audycji radiowych” Wykonawca winien w formularzu ofertowym w części dotyczącej charakterystyki oferowanych audycji radiowych wypełnić również nieobligatoryjne punkty.

V. Opis sposobu przygotowania ofert:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania.

Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim, trwałą i czytelną techniką, wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.

Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w złotych polskich według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.

Cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

Poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego - zapisu poprawnego.

Upoważnienie/pełnomocnictwo do podpisania oferty, do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem oraz do parafowania stron należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Wykonawcy. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale bądź kopii, notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami (dokumentami i oświadczeniami) stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację (np. zszyte, spięte, zbindowane itp.).

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielnie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

VI. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferta powinna być przesłana lub dostarczona na adres:

Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka

02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12

z dopiskiem: „AUDYCJE RADIOWE”

od poniedziałku do czwartku w godz. 9.00-17.00 i w piątki w godz. 9.00-15.00

albo

przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: instytut@kurier.plus w tytule należy wpisać: „AUDYCJE RADIOWE”

- do dnia 24 maja 2024 r. (decyduje data wpływu).

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VII. Ocena ofert

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Lp.

Kryteria

Waga [%]

1

Cena brutto

50

2

Doświadczenie

20

3

Charakterystyka audycji radiowych

20

4

Zasięg nadawania

10

Ad 1/

Cena oferty brutto w zł za wykonanie przedmiotu zamówienia – waga 50%, max. liczba punktów 50.

Liczba punktów w tym kryterium zostanie wyliczona wg następującego wzoru:

C - Liczba punktów = x 50 pkt

gdzie:

Cn – najniższa cena ofertowa brutto

Cbo – cena brutto badanej oferty

C – liczba punktów w kryterium: cena

Cena, o której mowa w kryterium, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.

Ad 2/

Doświadczenie– waga 25 %, max. liczba punktów 20

Ocena w ramach kryterium „Doświadczenie” nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę wykazu wyemitowanych lub wciąż emitowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, cyklicznych, w ramach ramówki, w godzinach między 6.00 a 23.00, audycji radiowych trwających co najmniej 10 min. każda, dedykowanych rozpowszechnianiu wiedzy o kulturze, społeczeństwie i polityce w państwach z regionu Wyszehradzkiego i Trójmorza.

Wykaz powinien zawierać informację o emitowanych audycjach zgodnie z wzorem załączonym do zapytania ofertowego – wykaz audycji radiowych poświęconych rozpowszechnianiu wiedzy o państwach z regionu Wyszehradu lub Trójmorza. Wykonawca powinien również udostępnić próbkę, tj. co najmniej 5 archiwalnych audycji z danego cyklu. Udostępnienie może nastąpić poprzez podanie linków do archiwalnych nagrań dostępnych w Internecie lub przekazanie nośnika cyfrowego zawierającego nagrania w formie powszechnie dostępnej.

Punkty będą przyznawane przez trzyosobową komisję oceniającą z uwzględnieniem następujących aspektów punktowania: 1/ rodzaj informacji przekazywanych w audycjach, 2/ doświadczenie, wiedzę i autorytet osób przekazujących wiedzę (prowadzących i gości), 3/ częstotliwość audycji, 4/ czas emisji poszczególnych audycji, 5/ okres emitowania audycji. Każdy aspekt punktowania będzie oceniany przez każdego z członków komisji odrębnie. Odrębne oceny będą następnie uśredniane w danym aspekcie punktowania, a łączna suma uśrednionych punktów dla każdego aspektu będzie stanowić ostateczną punktację dla danej oferty.

Wykonawca, który nie przedłoży do oferty Wykazu emitowanych audycji radiowych, otrzyma w ramach tego kryterium 0 punktów. W przypadki, gdy informacje w formularzu ofertowym i w załącznikach nie będą zawierały informację pozwalające dokonać oceny w ramach danego aspektu punktowania, oferta w danym aspekcie otrzyma 0 punktów.

Ad 3/

Charakterystyka audycji radiowych – waga 20%, max. liczba punktów 20

Ocena w ramach kryterium „Charakterystyka audycji radiowych” zostanie dokonana na podstawie informacji przedstawionych w formularzu ofertowym w części dotyczącej założeń oferowanych audycji radiowych.

Punkty w ramach kryterium „Charakterystyka audycji radiowych” zostaną przyznane przez trzyosobowa komisję, która będzie brała pod uwagę następujące aspekty: 1/ proponowane godziny emisji i dzień tygodnia, w którym ma być emitowany cykl audycji, 2/ czas trwania każdej audycji, 3/ przygotowanie merytoryczne przedstawionego zespołu redakcyjnego, 4/ czas i sposób udostępnienia audycji na stronie internetowej radia, 5/ sposób promocji audycji radiowych. Każdy aspekt punktowania będzie oceniany przez każdego z członków komisji odrębnie. Odrębne oceny będą następnie uśredniane w danym aspekcie punktowania, a łączna suma uśrednionych punktów dla każdego aspektu będzie stanowić ostateczną punktację dla danej oferty.

Wykonawca, który nie przedstawi nieobligatoryjnych punktów formularza ofertowego dotyczących założeń oferowanych audycji radiowych, otrzyma 0 punktów w ramach tego kryterium. W przypadki, gdy informacje w formularzu ofertowym i w załącznikach nie będą zawierały informację pozwalające dokonać oceny w ramach danego aspektu punktowania, oferta w danym aspekcie otrzyma 0 punktów.

Ad 4/

Zasięg nadawania audycji radiowych – waga 10%, max. liczba punktów 10

Ocena w ramach kryterium „Zasięg nadawania audycji radiowych” zostanie dokonana na podstawie informacji przedstawionych w formularzu ofertowym w części dotyczącej zasięgu nadawania.

Punkty w ramach kryterium „Zasięg nadawania audycji radiowych” będą przyznawane w ten sposób, że za każde trzy kolejne województwa (poza pięcioma wynikającego z wymogu udziału w zapytaniu), które będą objęte zasięgiem naziemnego rozpowszechniania programu radiowego uniwersalnego (w przypadku stacji komercyjnych oznacza to, że będą dysponowały koncesją na rozpowszechnianie na te województwa), oferta otrzyma 2 punkty (maksymalnie 8 punktów). W przypadku zasięgu ogólnokrajowego Wykonawca otrzyma maksymalne 10 punktów.

W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Wykonawcy, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty wszystkich oferentów oraz zamieści informację o wyborze oferenta za stronie internetowej*.

Zamawiający przekazuje do wiadomości Wykonawców projekt umowy – załącznik nr 2.

Miejscem zawarcia umowy jest siedziba Zamawiającego. Umowa będzie przesłana do podpisu Wykonawcy (kurierem) lub przedstawiona do podpisu w siedzibie Zamawiającego w zależności od ustaleń dokonanych przez strony.

Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego jednak nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania umowy (lub przedstawienia jej do podpisu) oraz do niezwłocznego odesłania jej kurierem do Zamawiającego. W przypadku nie zachowania ww. terminu Zamawiający może uznać, iż Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy.

Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

IX. Dodatkowe informacje

Dodatkowych informacji Instytut udziela pod adresem email: instytut@kurier.plus

Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności, jeśli wysokość najtańszej jest wyższa niż wielkość środków, jakie Zamawiający zamierzał przeznaczyć na zamówienie lub zaistniały wady uniemożliwiające zawarcie prawnie ważnej umowy.

X. Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.

Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy o doświadczeniu.

Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy - Wykaz audycji.

Załącznik nr 4 - Istotne postanowienia umowy/wzór umowy.


 

* Dotyczy zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej.