ZAPYTANIE OFERTOWE
I. Zamawiający:
Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka
02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12
NIP: 7010842230, REGON 380982320
Tel. +48 22 845-08-51
email: instytut@kurier.plus
Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na:
Usługę wydania książki pt.: „Hamvak és gyémántok” w języku węgierskim, która szczegółowo analizuje twórczość reżysera – Andrzeja Wajdy – przedstawia jego najważniejsze telewizyjne filmy fabularne, teatralne i dokumentalne.
II. Opis przedmiotu zamówienia
II.1. Informacje o książce:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wydania książki pt. „Hamvak és gyémántok” w języku węgierskim o polskim reżyserze - Andrzeju Wajdzie.
3. Gatunek książki: reportaż/literatura biograficzna
4. Objętość:. 400-500 stron
5. Ilustracje: 25-35 zdjęć
II.2. Zadania Wykonawcy:
1. W ramach zamówienia należy wykonać następujące działania:
-
Redakcję merytoryczną i korektę językową tekstu w języku węgierskim.
-
Przygotowanie layoutu publikacji.
-
Przygotowanie projektu graficznego okładki.
-
Wykonanie składu i łamania publikacji, korekty technicznej oraz przygotowanie publikacji do druku.
-
Wykonanie elektronicznej wersji książki gotowej do druku (w formacie PDF oraz DOC).
-
Wydrukowanie książki/publikacji w nakładzie nie mniejszym niż 500 i nie większym niż 1000 egzemplarzy.
-
Dostarczenie 100 egzemplarzy wydrukowanego nakładu do siedziby Zamawiającego.
-
Promocję i dystrybucję książki, w tym wprowadzenie do sprzedaży.
2. Przed drukiem książki, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu elektroniczną wersję gotową do druku. Celem jest sprawdzenie jakości dotychczasowych etapów pracy Wykonawcy składających się w ostateczności na produkt końcowy przed jego wydrukowaniem. W wypadku zastrzeżeń dotyczących wykonanych prac, Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić dyspozycje przedstawiciela Zamawiającego.
3. Wykonawca zagwarantuje swobodny nadzór nad realizowanym zamówieniem i możliwość dokonywania uzgodnień na każdym etapie powstawania zamawianej części zamówienia przez przedstawiciela Zamawiającego lub autora książki. Wykonawca zagwarantuje również Zamawiającemu informacje na żądanie o sposobie dystrybucji książek, w tym o wynikach sprzedaży.
4. Wykonawca przekaże we własnym zakresie obowiązkowe egzemplarze do Bibliotek, zgodnie z węgierską regulacją o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych, a także 150 egzemplarzy przekaże, na własny koszt, Zamawiającemu na adres: 02-616 Warszawa, ul. Seweryna Goszczyńskiego 12 oraz dokona sprzedaży pozostałych egzemplarzy nakładu przez okres nie krótszy niż określony w formularzu ofertowym i po cenie detalicznej nie wyższej niż tam określonej.
5. Wykonawca we własnym zakresie przeprowadzi intensywną promocję, dystrybucję i sprzedaż książki, umożliwiające jej dotarcie do wszelkich potencjalnych grup odbiorców: ośrodków akademickich, księgarni, hurtowni, bibliotek, instytucji edukacyjnych na terenie całych Węgier.
6. Planowane działania w ramach promocji, dystrybucji, w tym sprzedaży książek, Wykonawca określa w formularzu ofertowym.
7. Wykonawca opatrzy książkę numerem ISBN oraz notą Copyright, a także:
-
oznaczy książkę logotypem Zamawiającego (zostanie przekazany w trakcie realizacji umowy)
-
zamieści informację o powstaniu książki na zamówienie Zamawiającego o następującej treści:
Publikacja powstała we współpracy z Instytutem Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka
III. Termin wykonania zamówienia:
Wydanie książki i rozpoczęcie dystrybucji nastąpi w terminie do 1.11.2022 r.
IV. Wymagania dotyczące wykonawcy i wykaz niezbędnych dokumentów:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
a) Posiadają niezbędną wiedzę i uprawnienia do wykonania zamówienia, oraz dysponują do tego potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania.
Na potwierdzenie tego warunku Zamawiający wymaga wykazania się co najmniej trzema wykonanymi usługami polegającymi na wydaniu publikacji z dziedziny reportażu/literatury biograficznej, w ilości nie mniejszej niż 300 egzemplarzy nakładu, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem przedmiotu zamówienia, ilości egzemplarzy nakładu, terminu wykonania i nazwy Zamawiającego.
b) Spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
-
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
-
posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
-
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
-
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Na potwierdzenie tego warunku Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków bezstronności i niezależności zawartego w formularzu ofertowym.
W związku z powyższym oferent winien złożyć następujące dokumenty:
-
ofertę zgodną z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania;
-
wykaz co najmniej trzech usług wydawniczych polegających na wydaniu publikacji z dziedziny reportażu/literatury biograficznej, w ilości nie mniejszej niż 300 egzemplarzy nakładu, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem przedmiotu zamówienia, ilości egzemplarzy nakładu, terminu wykonania i nazwy Zamawiającego, zgodnie z wzorem wykazu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania;
Ponadto w związku z opisanym poniżej kryterium Estetyka, do formularza ofertowego Wykonawca – aby uzyskać punkty w ramach tego kryterium winien dołączyć prezentację próbek estetyki wydań, tj. trzech książek wydanych przez oferenta i znajdujących się w sprzedaży w formie elektronicznej w formacie doc, ppt, pdf lub innym równorzędnym.
W związku zaś z opisanym poniżej kryterium Doświadczenie, do formularza ofertowego Wykonawca – aby uzyskać punkty w ramach tego kryterium - winien dołączyć prezentację książek z dziedziny reportażu/literatury biograficznej wydanych przez oferenta w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie; prezentacja powinna być sporządzona w formie elektronicznej w formacie doc, ppt, pdf lub innym równorzędnym formacie pliku.
V. Opis sposobu przygotowania ofert:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania.
Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim, trwałą i czytelną techniką, wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w złotych polskich według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny. Zaoferowana cena będzie stanowić różnicę pomiędzy planowanymi kosztami wydania książki a spodziewanym przychodem ze sprzedaży.
Cenę oferty i kalkulację kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
Poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego - zapisu poprawnego.
Upoważnienie/pełnomocnictwo do podpisania oferty, do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem oraz do parafowania stron należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Wykonawcy. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale bądź kopii, notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z tłumaczeniami na język polski, poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wykonawca, według swojego uznania może też przedstawić tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego, które nie wymaga poświadczenia za zgodność.
VI. Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferta powinna być dostarczona na adres:
Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka
02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12
z dopiskiem: Andrzej Wajda
albo
przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: dszentesi@kurier.plus w tytule należy wpisać: Andrzej Wajda
Termin składania ofert do dnia 15 września
Datę i godzinę złożenia oferty określa moment wpływu oferty do sekretariatu lub moment wprowadzenia wiadomości mailowej z ofertą do systemu informatycznego Instytutu.
Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia 16 września 2022 r.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Zamawiający poprawia w ofercie, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona, oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, tj:
1) oczywistą omyłkę pisarską – bezsporną, nie budzącą wątpliwości omyłkę dotycząca wyrazów, np.: widoczna mylna pisownia wyrazu, ewidentny błąd gramatyczny, niezamierzone opuszczenie wyrazu lub jego części, ewidentny błąd rzeczowy np. listopada 2021 r.;
2) oczywistą omyłkę rachunkową – omyłkę dotyczącą działań arytmetycznych na liczbach, np.: błędne obliczenie prawidłowo podanej w ofercie stawki podatku od towarów i usług, błędne zsumowanie w ofercie wartości netto i kwoty podatku od towarów i usług, błędny wynik działania matematycznego wynikający z dodawania, odejmowania, mnożenia i dzielenia;
3) inne omyłki – polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
VII. Ocena ofert
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zawierająca najkorzystniejszy bilans punktów w następujących kryteriach:
|
Lp.
|
Kryteria
|
Maksymalna liczba punktów
|
|
1
|
Cena
|
60
|
|
2.
|
Nakład
|
10
|
|
3
|
Relacja ceny do nakładu
|
5
|
|
4
|
Jakość oferowanego druku
|
5
|
|
5
|
Estetyka wydań
|
5
|
|
6
|
Doświadczenie
|
5
|
|
7
|
Plan promocji i dystrybucji
|
10
|
1. Cena, o której mowa w kryterium, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.
Liczba punktów w ramach tego kryterium będzie liczona zgodnie z następującym wzorem:
gdzie:
- Pc to liczba punktów danej oferty w kryterium ceny
- Cof to cena danej oferty
- Cn to cena najniższej oferty.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 60.
2. Nakład to kryterium odwołujące się do oferowanego wykonania liczby egzemplarzy w ramach usługi wydania książki. Liczba punktów zwiększa się w powiązaniu ze zwiększeniem oferowanego nakładu (im większy nakład jest oferowany tym oferta uzyskuje większą liczbę punktów). Liczba punktów w ramach tego kryterium będzie liczona zgodnie z następującym wzorem:
Pn= (N/Nn) x 10
gdzie:
- Pn to liczba punktów danej oferty w kryterium nakładu
- N to oferowany w danej ofercie nakład
- Nn to najwyższy nakład ze wszystkich złożonych ofert.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 10.
3. Relacja ceny do nakładu polega na wyliczeniu matematycznej relacji proponowanego przez Wykonawcę nakładu do wynagrodzenia za które oferuje się wydać ten nakład. Wyraża koszt wydania jednej książki. Im mniejszy koszt wydania jednej książki, tym większą liczbę punktów oferta uzyska. Do wyliczenia przyjmuje się całość wynagrodzenia określonego w ocenianej ofercie. Liczba punktów w ramach tego kryterium będzie liczona zgodnie z następującym wzorem:
Pr = (Rn/Rof) x 10
gdzie:
Rof = Cof/n
gdzie:
- Pr to liczba punktów danej ofert w kryterium relacja ceny do nakładu
- Rn najniższa relacja wśród ofert
- Rof to relacja ceny do nakładu danej oferty
- Cof to cena danej oferty
- N to nakład oferowany w danej ofercie.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 5
4. Jakość druku to kryterium, w którym oceniana jest proponowana jakość druku książki, w tym format książki, rodzaj oprawy, rodzaj okładki, rodzaj papieru i sposób łączenia kartek (grzbiet), a także inne podane przez oferenta w formularzu ofertowym właściwości druku.
Punkty będą przyznawane danej ofercie przez trzyosobową komisję powołaną przez Zamawiającego. Każdy z członków komisji będzie mógł przyznać liczbę punktów od 1 do 5 Średnia z tych ocen będzie liczbą punktów przyznaną danej ofercie.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 5.
5. Estetyka wydań to kryterium, w którym ocenia się walory estetyczne dotychczas wydanych książek oferenta. Oceniane są graficzne i estetyczne walory trzech próbek, czyli wybranych przez oferenta trzech książek, które wydał i znajdują się w sprzedaży. Próbki ocenia się na podstawie prezentacji załączonej do formularza ofertowego złożonego przez oferenta.
Punkty będą przyznawane danej ofercie przez trzyosobową komisję powołaną przez Zamawiającego. Każdy z członków komisji będzie mógł przyznać liczbę punktów od 1 do 5. Średnia z tych ocen będzie liczbą punktów przyznaną danej ofercie.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 5.
6. Doświadczenie oferenta to kryterium, w którym oceniane jest doświadczenie oferenta w wydawaniu książek z dziedziny eseistyki. Oceniane jest podobieństwo zaprezentowanych przez oferenta publikacji do tematyki książki będącej przedmiotem zamówienia, liczba zaprezentowanych publikacji i ich wyniki sprzedażowe. Próbki ocenia się na podstawie prezentacji załączonej do formularza ofertowego złożonego przez oferenta.
Punkty będą przyznawane danej ofercie przez trzyosobową komisję powołaną przez Zamawiającego. Każdy z członków komisji będzie mógł przyznać liczbę punktów od 1 do 5. Średnia z tych ocen będzie liczbą punktów przyznaną danej ofercie.
W przypadku, gdy Wykonawca nie przedłoży wraz z ofertą prezentacji książek wydanych z dziedziny eseistyki otrzyma 0punktów w tej kategorii. Nie powoduje to odrzucenia oferty.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 5.
7. Plan promocji i dystrybucji to kryterium, w którym oceniany jest planowany przez oferenta sposób promocji i planowane kanały dystrybucji wydanej książki, a także planowany czas prowadzenia sprzedaży książki. Im więcej działań promocyjnych i im więcej kanałów dystrybucji będzie oferować oferent, tym więcej punktów będzie przyznawane. Kryterium będzie oceniane na podstawie planu promocji i dystrybucji określonego w formularzu ofertowym.
Punkty będą przyznawane danej ofercie przez trzyosobową komisję powołaną przez Zamawiającego. Każdy z członków komisji będzie mógł przyznać liczbę punktów od 1 do 10. Średnia z tych ocen będzie liczbą punktów przyznaną danej ofercie.
Maksymalna liczba punktów, jaką może otrzymać oferta w ramach tego kryterium to: 10.
W związku z powyższym liczba punktów danej oferty będzie stanowić sumę punktów uzyskanych przez nią w ramach wszystkich kryteriów, zgodnie z następującym wzorem:
gdzie:
- Pof to łączna liczba punktów oferty,
- Pc to liczba punktów w ramach kryterium ceny,
- Pn to liczba punktów w ramach kryterium nakładu,
- Pr to liczba punktów w ramach kryterium relacji ceny do nakładu,
- Pj to liczba punktów w ramach kryterium jakości oferowanego druku,
- Pe to liczba punktów w ramach kryterium estetyki wydań,
- Pd to liczba punktów w ramach kryterium doświadczenia,
- Pp to liczba punktów w ramach kryterium planu promocji i dystrybucji.
W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Wykonawcy, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.
VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty wszystkich oferentów oraz zamieści informację o wyborze oferenta na stronie internetowej.
Zamawiający przekazuje do wiadomości Wykonawców istotne postanowienia umowne – załącznik nr 3.
Miejscem zawarcia umowy jest siedziba Zamawiającego. Umowa będzie przesłana do podpisu Wykonawcy (kurierem) lub przedstawiona do podpisu w siedzibie Zamawiającego w zależności od ustaleń dokonanych przez strony.
Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego jednak nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania umowy (lub przedstawienia jej do podpisu) oraz do niezwłocznego odesłania jej kurierem do Zamawiającego. W przypadku nie zachowania ww. terminu Zamawiający może uznać, iż Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
IX. Dodatkowe informacje
Dodatkowych informacji udziela Aneta Kalamarska pod adresem email: akalamarska@kurier.plus
Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności, jeśli najkorzystniejsza oferta będzie większa niż maksymalna kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na zamówienie.
X. Załączniki:
Nr. 1. Wzór formularza ofertowego
Nr 2. Wzór wykazu usług
Nr 3. Istotne postanowienia umowy
