Nr zamówienia IF-ZO-EG/2023/02/01
Zapytanie ofertowe
I. Zamawiający:
Instytut Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka
02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12
Tel. +48 22 845 08 52
email: instytut@kurier.plus
Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na
„Świadczenie stałej pomocy prawnej na rzecz Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka”
II. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie stałej obsługi prawnej na rzecz Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka (dalej Instytut), w kwestiach prawnych jakie wynikają z prowadzonej przez niego działalności ustawowej.
Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia pomocy prawnej i doradztwa prawnego na rzecz Zamawiającego we wszystkich sprawach prawnych pozostających w związku z prowadzoną przez Zamawiającego działalnością ustawową. Nie dotyczy to prawa podatkowego i prawa obcego.
Wykonawca będzie świadczyć usługi w szczególności poprzez udzielanie porad i konsultacji prawnych, opinii prawnych, przygotowywanie projektów aktów wewnętrznie obowiązujących o charakterze abstrakcyjnym (np. regulaminów), przygotowanie projektów pism zawierających stanowisko prawne i umów w zakresie świadczonych usług, uczestnictwo w posiedzeniach organów Zamawiającego na zaproszenie prowadzącego, reprezentacja interesów Zamawiającego w ramach prowadzonych rokowań i negocjacji, a także zastępstwo prawne i procesowe (reprezentacja Zamawiającego w postępowaniach przed sądami powszechnymi wszystkich instancji, organami administracji, organami egzekucyjnymi, urzędami i instytucjami). Świadczenie pomocy prawnej w zakresie reprezentacji odbywać się będzie na podstawie odrębnego pełnomocnictwa.
Wykonawca będzie realizował umowę w zakresie co najmniej 70 godzin w miesiącu. Do czasu pracy wlicza się również czas wykonywania czynności w Sądach i urzędach oraz czas przygotowania się do rozpraw. Czasem pracy jest również gotowość świadczenia obsługi prawnej, w szczególności, w ramach dyżurów.
Obowiązki Wykonawcy wykonywane będą w siedzibie Wykonawcy oraz w każdym innym miejscu, które jest przeznaczone do realizacji konkretnych zadań. W siedzibie Zamawiającego lub wskazanym przez niego miejscu obowiązki winne być wykonywane dyżury w uzgodnionych dniach roboczych co najmniej cztery razy w miesiącu w łącznym wymiarze co najmniej 35 godzin, przy czym w tygodniu czas tego dyżuru nie powinien być krótszy niż 8 godzin.
Strony dopuszczają współudział lub powierzenie przez Wykonawcę wykonania poszczególnych czynności osobom trzecim, jednakże po uprzednim uzyskaniu zgody Zamawiającego. Ograniczenie to nie dotyczy:
a/ zwyczajowo dopuszczalnych konsultacji prawnych ze specjalistami w danej dziedzinie, np. notariuszami, rzecznikami patentowymi, biegłymi rewidentami, przy zobowiązaniu konsultantów do zachowania obowiązku poufności,
b/ wykorzystania usług tłumaczy i biegłych dysponujących wiedzą specjalistyczną z dziedzin pozaprawnych, przy dołożeniu staranności w celu zachowania poufności wszelkich informacji dotyczących danego Zlecenia i Zamawiającego.
III. Termin wykonania zamówienia:
Zamówienie zostanie udzielone na okres 1 roku.
IV. Wymagania dotyczące wykonawcy i wykaz niezbędnych dokumentów:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień:
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
- posiada doświadczenie zawodowe jako radca prawny lub adwokat, polegające na wykonaniu minimum 1 obsługi prawnej w okresie ostatnich 3 lata , przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w zakresie świadczenia obsługi prawnej trwającej nieprzerwanie co najmniej 24 miesiące na rzecz jednego i tego samego podmiotu, w ramach której świadczono kompleksowe doradztwo prawne obejmujące co najmniej zagadnienia z dziedziny prawa pracy, prawa administracyjnego, finansów publicznych oraz prawa cywilnego,
- dysponuje co najmniej 3 osobami, które uczestniczyły w obsłudze prawnej i posiadają tytuł radcy prawnego lub adwokata.
c) spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo; przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca powinien przedstawić następujące oświadczenia i dokumenty:
-
formularz oferty,
-
wykaz wykonanych usług oraz osób według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego,
-
potwierdzenie współpracy/zatrudnienia prawnika węgierskiego (prowadzącego praktykę na terenie Węgier).
V. Opis sposobu przygotowania ofert:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania.
Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim, trwałą i czytelną techniką, wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
Zaoferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w złotych polskich według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.
Cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
Poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego - zapisu poprawnego.
Upoważnienie/pełnomocnictwo do podpisania oferty, do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem oraz do parafowania stron należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Wykonawcy. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale bądź kopii, notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami (dokumentami i oświadczeniami) stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację (np. zszyte, spięte, zbindowane itp.).
VI. Miejsce oraz termin składania ofert:
Oferta powinna być przesłana lub dostarczona na adres:
Instytut Współpracy Polsko Węgierskiej im. Wacława Felczaka
02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12
z dopiskiem: „OFERTA - „Świadczenie stałej pomocy prawnej na rzecz Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka”
- do dnia 10 lutego 2023 r. do godz. 12.00 (decyduje data wpływu).
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
VII. Ocena ofert
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
|
Lp. |
Kryteria |
Waga [%] |
|
1 |
Cena brutto |
50 |
|
2 |
Stawka za 1h pracy brutto |
20 |
|
3 |
Doświadczenie |
20 |
|
4 |
Współpraca z prawnikiem węgierskim |
10 |
Ad 1/
Cena oferty brutto w zł za wykonanie przedmiotu zamówienia w ramach usługi ryczałtowej w wymiarze 70 godzin miesięcznie – waga 50%, max. liczba punktów 50.
Liczba punktów w tym kryterium zostanie wyliczona wg następującego wzoru:
C - Liczba punktów = x 50 pkt
gdzie:
Cn – najniższa cena ofertowa brutto
Cbo – cena brutto badanej oferty
C – liczba punktów w kryterium: cena
Cena, o której mowa w kryterium, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.
Ad 2/
Wysokość stawki godzinowej brutto w zł poza ustalonym ryczałtem – waga 20 %, max. liczba punktów 20.
Liczba punktów w tym kryterium zostanie wyliczona wg następującego wzoru:
S - Liczba punktów = x 20 pkt
gdzie:
Sn – najniższa stawka godzinowa brutto spośród badanych ofert;
Sbo – stawka godzinowa brutto badanej oferty.
Cena (stawka), o której mowa w kryterium, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Wykonawcy. W sytuacji, gdy Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Wykonawca nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Wykonawcę.
Ad 3/
Doświadczenie wykonawcy – waga 20%, max. liczba punktów 20
Ocena w ramach kryterium „Doświadczenie Wykonawcy” nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę wykazu usług kompleksowej obsługi prawnej wykonanej (zakończonej) lub wykonywanej, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane.
Liczba punktów w tym kryterium zostanie wyliczona za wykazanie wykonanych/wykonywanych stałej/kompleksowej obsługi prawnej przez Wykonawcę, trwającej:
a) DW1 - 12 miesięcy maksymalna liczba punktów do zdobycia – 3 pkt, za usługą zakwalifikowaną do oceny Wykonawca otrzyma 1 pkt;
b) DW2 - 12 miesiące do 36 miesiące - maksymalna liczba punktów do zdobycia – 8 pkt, za usługą zakwalifikowaną do oceny Wykonawca otrzyma 2 pkt;
c) DW3 - powyżej 36 miesięcy - maksymalna liczba punktów do zdobycia – 9 pkt, za usługą zakwalifikowaną do oceny Wykonawca otrzyma 3 pkt.
Maksymalna liczba punktów, jaką można otrzymać za kryterium „Doświadczenie Wykonawcy (DW)” – 20 pkt, gdzie DW = DW1 + DW2 + DW3.
Ad 4/
Współpraca z Kancelarią/ prawnikiem węgierskim, waga 10 %, max liczba punktów 10.
Ocena w ramach kryterium „współpraca z Kancelarią/prawnikiem węgierskim” nastąpi na podstawie wykazania współpracy z Kancelarią/prawnikiem węgierskim poprzez przedstawienie stosownego oświadczenia podmiotu współpracującego.
Sumaryczna liczba punktów (P) zostanie obliczona według wzoru:
P= C + S+ DW+ W
gdzie:
P – łączna liczba punktów dla wszystkich kryteriów
C – liczba punktów w kryterium „Cena oferty brutto”
S- liczba punktów w kryterium „Wysokość stawki godzinowej poza ryczałtem”
DW – liczba punktów w kryterium „Doświadczenie Wykonawcy”
W-liczba punktów w kryterium „Współpraca z Kancelarią/prawnikiem węgierskim”.
W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Wykonawcy, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Wykonawców, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.
VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i zawiadomi o wyborze oferty wszystkich oferentów zamieszczając informację o wyborze oferenta na stronie internetowej*.
Zamawiający przekazuje do wiadomości Wykonawców istotne postanowienia umowy – załącznik nr 2.
Miejscem zawarcia umowy jest siedziba Zamawiającego. Umowa będzie przesłana do podpisu Wykonawcy (kurierem) lub przedstawiona do podpisu w siedzibie Zamawiającego w zależności od ustaleń dokonanych przez strony.
Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego jednak nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania umowy (lub przedstawienia jej do podpisu) oraz do niezwłocznego odesłania jej kurierem do Zamawiającego. W przypadku nie zachowania ww. terminu Zamawiający może uznać, iż Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
IX. Dodatkowe informacje
Dodatkowych informacji udziela Ewelina Gołąbek pod numerem telefonu +48 22 845 08 52 oraz adresem email: egolabek@kurier.plus .
Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania zapytania ofertowego bez podania przyczyny, w szczególności, jeśli wysokość najtańszej jest wyższa niż wielkość środków, jakie Zamawiający zamierzał przeznaczyć na zamówienie lub zaistniały wady uniemożliwiające zawarcie prawnie ważnej umowy.
X. Załączniki:
Istotne postanowienia umowy/wzór umowy,
* Dotyczy zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej.
Rof = Cof/n 
