Regulamin Konkursu w sprawie finansowania lub dofinansowania przez Instytut przedsięwzięć podejmowanych na rzecz współpracy polsko-węgierskiej w zakresie wydawania oraz promocji książek i publikacji dotyczących Polski i Węgier

Regulamin Konkursu

w sprawie finansowania lub dofinansowania przez Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka przedsięwzięć podejmowanych na rzecz współpracy polsko-węgierskiej w zakresie wydawania oraz promocji książek i publikacji dotyczących Polski i Węgier.
Edycja na 2019r.

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin określa zasady oraz tryb udzielania finansowania lub dofinansowania przez Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka w Konkursie dotyczącym wydawania i zagranicznej promocji literatury polskiej lub węgierskiej (dalej zwane przedsięwzięciami).

§ 2. Finansowanie lub dofinansowanie przedsięwzięć następuje na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 lutego 2018 r. o Instytucie Współpracy Polsko –Węgierskiej im. Wacława Felczaka (Dz. U. z 2018 r. poz. 538) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie finansowania lub dofinansowania przez Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka przedsięwzięć podejmowanych na rzecz współpracy polsko-węgierskiej ( Dz. U. 2018 r., poz.2168)

§ 3. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
    a) Instytut – Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka.
    b) Dyrektor - Dyrektor Instytutu Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka.
    c) Ustawa – Ustawa z dnia 8 lutego 2018 r. o Instytucie Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka (Dz. U. z 2018 r., poz. 538).
    d) Rozporządzenie – Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie finansowania lub dofinansowania przez Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka przedsięwzięć podejmowanych na rzecz współpracy polsko-węgierskiej ( Dz. U. 2018 r., poz.2168).
    e) Komisja konkursowa – Komisja opiniująca zgłoszenia o przyznanie wsparcia; skład oraz zasady powoływania składu komisji, zadania oraz sposób działania określa Ustawa, Rozporządzenie oraz regulamin pracy komisji konkursowej.
    f) Wnioskodawca- osoba ubiegająca się o dofinansowanie, spełniająca wymogi określone w art. 29 ust. 1 Ustawy.
    g) Wniosek – należy przez to rozumieć wniosek, o którym mowa w § 4 ust. 1 i 2 Rozporządzenia; określenie Wniosek oznacza również wymagane załączniki.
    h) Wparcie – należy przez to rozumieć finansowanie lub dofinansowanie, o którym mowa w Rozporządzeniu.

§ 4. Konkurs jest ogłaszany na podstawie § 2 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie finansowania lub dofinansowania przez Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka przedsięwzięć podejmowanych na rzecz współpracy polsko-węgierskiej ( Dz. U. 2018 r., poz. 2168).

§ 5. 1. Podmiotem ubiegającym się Wsparcie może być każdy podmiot spełniający kryteria określone w art. 29 ust. 1 Ustawy.
2. Wsparcie nie może jednak uzyskać:
    a) osoba fizyczna skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, systemowi bankowemu, przestępstwo skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej;
    b) osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, w której osoba będąca członkiem jej organów zarządzających lub wspólnikiem została skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;
    c) podmiot, który:
    • posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych lub
    • pozostaje pod zarządem komisarycznym, znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania restrukturyzacyjnego, lub
    • w okresie trzech lat przed dniem złożenia Wniosku o udzielenie Wsparcia naruszył w sposób istotny umowę zawartą z Instytutem.

§ 6. 1. Dyrektor udziela Wsparcia, biorąc pod uwagę posiadane środki oraz spodziewane przychody Instytutu w okresie realizacji przedsięwzięcia.
2. Wsparcia nie można łączyć ze stypendium, o którym mowa w art. 28 Ustawy.

Rozdział II
Cele konkursu

§ 7. 1. Celem Konkursu jest rozpowszechnianie (promocja i dystrybucja) polskich oraz węgierskich dzieł służących zacieśnianiu wiedzy i współpracy polsko-węgierskiej w zakresie bezpieczeństwa, gospodarki, kultury, nauki i oświaty, polityki, sportu i spraw społecznych.
2. Konkursem objęte są w szczególności takie dzieła jak:
    a) utwory naukowe i popularnonaukowe dotyczące Polski i Węgier w szczególności z dziedziny geopolityki i geostrategii, historii, kultury, nauki, edukacji, polityki, spraw społecznych, sportu w XX wieku oraz okresu transformacji po 1989 roku
    b) klasyka polskiej i węgierskiej literatury dla dzieci i młodzieży
    c) literatura piękna polska lub węgierska.
    d) publikacje słownikowe, encyklopedyczne, leksykalne, itp.

§ 8. Wsparcie Instytutu może być przeznaczone na sfinansowanie m.in. kosztów tłumaczenia dzieł na język obcy, w szczególności odpowiednio język polski lub węgierski, a także kosztów nabycia praw autorskich, wydania dzieła i jego promocji.

Rozdział III
Zasady uczestnictwa w konkursie

§ 9. Dyrektor udziela Wsparcia na przedsięwzięcia realizowane w okresie od 27 maja 2019 roku do dnia 30 listopada 2019 roku.

§ 10. 1. Wniosek składa się od dnia zamieszczenia ogłoszenia o konkursie na stronie podmiotowej Instytutu: https://kurier.plus/.
2. Termin składania Wniosków o Wsparcie wynosi 21 dni od dnia ogłoszenia otwartego konkursu, tj. do dnia 16 czerwca 2019r.

§ 11. 1. Wniosek zawiera w szczególności:
    a) imię (imiona) i nazwisko albo nazwę Wnioskodawcy oraz adres zamieszkania albo adres siedziby,
    b) adres korespondencyjny;
    c) wskazanie statusu prawnego Wnioskodawcy;
    d) opis planowanego przedsięwzięcia, a w nim:
        ◦ informacje na temat dzieła, która ma zostać przetłumaczona: autor, tytuł, wydawca oryginał, rok wydania
        ◦ informacje na temat tłumacza, dane kontaktowe i bibliografia przekładów,
        ◦ informacje na temat wydawnictwa (oznaczenie, rodzaje publikacji), jeśli przewidziane jest zlecenia usługi wydawniczej,
        ◦ informacje na temat planowanej promocji i dystrybucji dzieła,
    e) określenie wysokości i formy wnioskowanego Wsparcia;
    f) wskazanie źródeł finansowania, w tym wysokości i źródeł własnego wkładu finansowego oraz pochodzącego ze środków publicznych;
    g)  wskazanie osoby odpowiedzialnej za sporządzenie i złożenie Wniosku, jeżeli Wnioskodawcą nie jest osoba fizyczna;
    h)  numer rachunku bankowego Wnioskodawcy.
2. Do Wniosku dołącza się:
    a) harmonogram realizacji przedsięwzięcia;
    b) budżet przedsięwzięcia;
    c) uzasadnienie przedsięwzięcia, zgodnie z kryteriami, o których mowa w § 2 ust. 1  Rozporządzenia;
    d) oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych oraz publikację imienia i nazwiska na stronie Instytutu – www.kurier.plus, akceptacji warunków Regulaminu oraz prawdziwości posiadanych danych;
    e) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udzielenia Wsparcia z powodu okoliczności, o których mowa w art. 29 ust. 2 Ustawy;
    f) oświadczenie o nie pobieraniu stypendium, o którym mowa w art. 28 Ustawy;
    g) kopie umów, na podstawie których nastąpi finansowanie przedsięwzięcia przez podmioty inne niż Instytut, jeżeli jest ono przewidywane;
    h) dokumenty potwierdzające spełnienie warunków, o których mowa w art. 29 ust. 1 Ustawy;
    i) dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu Wnioskodawcy, chyba że wynika to z dokumentu, o którym mowa w lit. j;
    j) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji właściwego dla danego kraju, jeżeli przepisy odrębne wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków
    k) inne dokumenty istotne dla oceny przedsięwzięcia, w tym umowa potwierdzająca prawa do korzystania przez wnioskodawcę z praw autorskich do dzieła w zakresie niezbędnym do realizacji przedsięwzięcia, list intencyjny z tłumaczem deklarującym udział w przedsięwzięciu (jeśli planowane jest tłumaczenie dzieła), list intencyjny z wydawcą deklarującym wydanie dzieła/dzieł będących przedmiotem przedsięwzięcia (jeśli planowane jest zlecenie usług wydawniczych).
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 lit. g-k, składa się w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę. Jednakże pełnomocnictwa (prokury) składa się w oryginale lub poświadczone przez notariusza.

§ 12. 1. Wnioskodawca możne złożyć tylko jeden Wniosek. W przypadku złożenia kilku Wniosków, rozpatrzeniu podlega Wniosek złożony najwcześniej. Wniosek może dotyczyć więcej niż jednego dzieła.
2. Nie dopuszcza się składania jednego Wniosku przez kilku Wnioskodawców.

§ 13. Dla prawidłowego złożenia Wniosku o przyznanie Wsparcia, obowiązkowe jest posiadanie konta w systemie informatycznym dostępnego pod adresem www.kurier.plus w zakładce dofinansowanie, gdzie umieszczony jest elektroniczny formularz o przyznanie Wsparcia.

§ 14. 1. Wnioskodawca ubiegający się o przyznanie Wsparcia wypełnia za pośrednictwem systemu informatycznego elektroniczny formularz Wniosku i przesyła go z wykorzystaniem tego systemu, w terminie określonym w § 10 ust. 2. Wraz z Wnioskiem Wnioskodawca przesyła dokumenty, o których mowa w § 11 ust. 2, w formie skanu. Wnioskodawca, jeszcze przed rozstrzygnięciem konkursu, może być wezwany do przesłania tych dokumentów pocztą.
2. Wnioski wysłane w formie papierowej lub w innej, niż określona w ust. 1, nie będą rozpatrywane i nie podlegają zwrotowi.
3. Wnioskodawca nie ma możliwości aktualizacji wysłanego Wniosku, po upływie terminu o którym mowa § 10 ust. 2.

§ 15. Wnioskodawca może cofnąć złożony Wniosek do dnia wydania rozstrzygnięcia.

§ 16. Wnioskodawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem wniosku.

§ 17. 1. Nadesłanie Wniosku o Wsparcie jest równoznaczne z akceptacją warunków udzielania Wsparcia wynikających z przepisów Ustawy, Rozporządzenia, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. u. z 2009 r. poz. 1240) oraz postanowień zawartych w ogłoszeniu w sprawie finansowania lub dofinansowania przez Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka przedsięwzięć podejmowanych na rzecz współpracy polsko-węgierskiej zamieszczonym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Instytutu.
2. Wnioskodawca poprzez zgłoszenie do konkursu potwierdza, iż zapoznał się z niniejszym Regulaminem, w szczególności z zakresem uprawnień i obowiązków podmiotów ubiegających się o Wsparcie  i akceptuje ich treść.

Rozdział IV
Kryteria i tryb oceny wniosków

§ 18. 1. Niezwłocznie po wpłynięciu wniosku do Instytutu wniosek rejestruje się, nadając mu numer identyfikacyjny.
2. W pismach dotyczących wniosku należy podawać numer, o którym mowa w ust. 1.

§ 19. 1. Wniosek jest oceniany pod względem formalnym i merytorycznym.
2. Dyrektor powołuje dla każdego otwartego konkursu Komisję konkursową składającą się z co najmniej trzech ekspertów. W przypadku gdy jest to uzasadnione ilością złożonych Wniosków, ilością członków Komisji konkursowej i koniecznością zapewnienia sprawności przebiegu konkursu, Dyrektor może zarządzić ocenę Wniosków przez zespoły Komisji konkursowej składające się z co najmniej dwóch członków Komisji konkursowej. Dyrektor określa regulamin pracy Komisji konkursowej.

§ 20. 1. Ocenę formalną wniosku przeprowadza osoba upoważniona przez Dyrektora Instytutu. Ocenie formalnej podlega sprawdzenie, czy Wniosek został złożony :
    a) przez osobę uprawnioną do jego złożenia,
    b) w formie przewidzianej w Regulaminie,
    c) prawidłowo i kompletnie wraz z wymaganymi oświadczeniami i załącznikami,
    d) w terminie określonym w § 10 ust. 2 Regulaminu.
2. W przypadku złożenia niekompletnego Wniosku wzywa się Wnioskodawcę do usunięcia braków formalnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma wzywającego do usunięcia braków, z pouczeniem, że ich nieusunięcie będzie skutkować pozostawieniem Wniosku bez rozpoznania.
3. W przypadku nieusunięcia braków formalnych Wniosku w terminie, o którym mowa w ust. 2, lub złożenia Wniosku po terminie, o którym mowa w § 10 ust. 2 Regulaminu, Dyrektor pozostawia Wniosek bez rozpoznania, o czym powiadamia Wnioskodawcę.

§ 21. Wnioski kompletne i niezawierające błędów formalnych są poddawane ocenie merytorycznej. Kryteria oceny merytorycznej wniosków określają przepisy § 2 ust. 1 Rozporządzenia.

§ 22. 1. Komisja konkursowa lub zespoły Komisji konkursowej oceniające Wnioski, a także Dyrektor, mogą zwracać się do Wnioskodawców o udzielenie wyjaśnień i informacji dotyczących danych zawartych we Wniosku.
2. Dyrektor może wezwać Wnioskodawcę do przedłożenia dokumentów potwierdzających okoliczności podane we Wniosku.
3. Nieudzielenie wyjaśnień i informacji lub nieprzedłożenie żądanych dokumentów przez Wnioskodawcę bierze się pod uwagę przy ocenie spełnienia przez Wnioskodawcę warunków udzielenia Wsparcia.

Rozdział V
Rozstrzygnięcie o udzieleniu lub nie udzieleniu wsparcia

§ 23. 1. Po zapoznaniu się z oceną wniosku dokonaną przez Komisję konkursową Dyrektor:
            a) udziela wsparcia przedsięwzięcia w określonej przez siebie wysokości nie większej niż wnioskowanej;
            b) odmawia udzielenia przedsięwzięcia wnioskowanego wsparcia.
2. Rozstrzygnięcie może określać zmiany Wniosku, w tym zmiany budżetu lub harmonogramu realizacji przedsięwzięcia, których uwzględnienie przez Wnioskodawcę jest warunkiem przyznania dotacji.

§ 24. Rozstrzygnięcie Dyrektora w sprawie udzielenia albo odmowy udzielenia wsparcia ma charakter ostateczny i nie przysługuje od niego odwołanie.

§ 25. Dyrektor zawiadamia Wnioskodawcę o przyznaniu wsparcia, jego wysokości oraz formie wypłacania drogą elektroniczną na podany we Wniosku adres poczty elektronicznej wraz z niezbędnymi informacjami, w terminie 30 dni od dnia rozstrzygnięcia w sprawie.

§ 26. 1. W razie udzielenia wsparcia w wysokości mniejszej niż wnioskowana lub pod warunkiem określonych zmian we Wniosku, Wnioskodawca może:
            a) postanowić o rezygnacji z przyznanego wsparcia, albo
            b) dokonać zmian we Wniosku, w tym w budżecie przedsięwzięcia i/lub harmonogramie realizacji przedsięwzięcia.
2. Jeżeli w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o udzieleniu wsparcia w wysokości mniejszej niż wnioskowana, Wnioskodawca nie przesłał do Instytutu zaktualizowanego budżetu przedsięwzięcia i/lub zaktualizowany harmonogramu realizacji przedsięwzięcia, uważa się, że wnioskodawca zrezygnował z przyznanego wsparcia.
3. W przypadku dokonywania zmian w budżecie przedsięwzięcia w trybie, o którym mowa w ust. 1, kalkulację kosztów przedsięwzięcia sporządza się na zasadach ustalonych dla sporządzenia wniosku.
4. Zaktualizowany Wniosek, jeśli taka konieczność wynika z rozstrzygnięcia Dyrektora, sporządza się za pomocą generatora wniosków dostępnego pod adresem określonym przez Instytut lub w inny sposób określony przez Instytut.

Rozdział VI
Zasady finansowania przedsięwzięć i dokumentowania wydatków

§ 27. Instytut udziela wsparcia przedsięwzięć, biorąc pod uwagę posiadane środki oraz spodziewane przychody Instytutu w okresie realizacji przedsięwzięcia.

§ 28. Dofinansowanie przedsięwzięcia odbywa się w formie dotacji celowej Instytutu.

§ 29. Wkład własny wnioskodawcy wynosi co najmniej 10 % całkowitego kosztu przedsięwzięcia.

§ 30. 1. Wnioskodawca otrzymujący wsparcie przedsięwzięcia jest zobowiązany wykorzystać uzyskane środki zgodnie z celem, na jaki je uzyskał, i zgodnie z umową o dofinansowaniu przedsięwzięcia.
2. Wnioskodawca otrzymujący wsparcie przedsięwzięcia, w przypadku osiągnięcia zysku z tego przedsięwzięcia, jest obowiązany do zwrotu wsparcia na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych.

§ 31. 1. Wnioskodawca otrzymujący wsparcie zobowiązany jest informować o fakcie udzielenia dofinansowania przez Instytutu w sprawozdaniu rocznym i innych publicznych informacjach.

§ 32. Instytut nie jest zobowiązany do pokrycia wzrostu kosztów przedsięwzięcia ponad przyznaną kwotę dotacji celowej.

§ 33. 1. Podmiot otrzymujący wsparcie zobowiązany jest do rzetelnego dokumentowania działań podejmowanych w ramach realizacji przedsięwzięcia (dokumentacja przedsięwzięcia). Prowadzona dokumentacja przedsięwzięcia powinna być dostosowana do rodzaju i charakteru realizowanych działań (np. zdjęcia nagrania, listy obecności, oświadczenia uczestników, itp.). Dokumentację przedsięwzięcia przekazuje się do Instytutu razem ze sprawozdaniem z realizacji przedsięwzięcia. W przypadku, gdy rezultatem przedsięwzięcia jest publikacja lub innego rodzaju utwór, podmiot otrzymujący wsparcie przekazuje razem ze sprawozdaniem z realizacji przedsięwzięcia co najmniej jeden egzemplarz publikacji lub utworu. Warunki udzielenia wsparcia mogą przewidywać dodatkowe warunki dokumentowania przedsięwzięcia, w tym ilość egzemplarzy publikacji lub innych utworów przekazywanych wraz ze sprawozdaniem z realizacji przedsięwzięcia.
2. Wnioskodawca otrzymujący wsparcie powinien udokumentować poniesione wydatki w sposób umożliwiający ocenę realizacji przedsięwzięcia pod względem merytorycznym i finansowym za pośrednictwem faktur, rachunków i innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatków.
3. Podmiot otrzymujący wsparcie powinien udokumentować wartość poniesionego wkładu osobowego, w tym wartość pracy wykonanej na rzecz przedsięwzięcia, sposób umożliwiający ocenę realizacji przedsięwzięcia pod względem merytorycznym i finansowym za pośrednictwem umów, porozumień, zaświadczeń lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wkładu osobowego, w tym jego wartość, oraz okres i zakres zaangażowania w realizację przedsięwzięcia.
4. Jeżeli uzyskanie faktury, rachunku lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku nie było możliwe, sporządza się pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
5. Jeżeli uzyskanie umowy, porozumienia lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wkładu osobowego, w tym jego wartości, oraz okresu i zakresu zaangażowania w realizację przedsięwzięcia nie było możliwe, sporządza się pisemne oświadczenia o poniesionym wydatku osobowym i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie to określa w szczególności wartość poniesionego wkładu osobowego odpowiadającą:
            1) wartości świadczeń, w razie ich wypłaty w formie pieniężnej;
            2) wartości wkładu pracy wykonanej na rzecz przedsięwzięcia, w tym wartość świadczeń wolontariuszy, z podaniem stawki godzinowej zaangażowania w realizację przedsięwzięcia i uzasadnieniem zastosowanej stawki.

§ 34. 1. Kalkulacja kosztów obejmuje wszystkie koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego przedsięwzięcia. Kalkulacja kosztów powinna w możliwie najlepszy sposób przedstawiać metodę  ustalenia kosztów.
2. Poszczególne kategorie kosztów działań zaplanowanych w ramach przedsięwzięcia i opisanych we Wniosku powinny być wyraźnie wydzielone.
3. Kalkulację kosztów obejmuje koszty:
            a) merytoryczne;
            b) obsługi przedsięwzięcia, w tym koszty administracyjne;
            c) inne koszty, w tym koszty promocji.

§ 35. 1. Koszty merytoryczne są to koszty niezbędne do realizacji przedsięwzięcia, w szczególności:
            a) wynagrodzenie osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, w tym wynagrodzenie koordynatora przedsięwzięcia;
            b) koszt podróży;
            c) koszt zakwaterowania i wyżywienia;
            d) koszt wynajmu pomieszczeń niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia;
            e) koszt tłumaczenia;
            f) koszt druku i publikacji.
2. Koszty obsługi przedsięwzięcia, w tym koszty administracyjne, są to koszty ponoszone w związku z administrowaniem, monitoringiem, dokumentowaniem oraz sprawozdawczością przedsięwzięcia, w szczególności:
    a) wynagrodzenie księgowego;
    b) koszt materiałów biurowych;
    c) koszt usług pocztowych;
    d) koszt usług kserograficznych;
    e) koszty prowadzenia rachunku bankowego, w wyłączeniem kosztów przelewów.
3. Inne koszty, w tym koszty promocji, nie obejmują kosztów nabycia środków trwałych.

§ 36. 1. Koszty obsługi przedsięwzięcia, w tym koszty administracyjne, oraz inne koszty, pokrywane ze środków finansowych ze Wsparcia, nie mogą stanowić więcej niż 30 % wszystkich kosztów przewidzianych w kalkulacji kosztów (kosztów całkowitych przedsięwzięcia).
2. Koszty diet nie mogą przekraczać wartości wskazanych w przepisach wydanych na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.).
3. Koszty merytoryczne wynikające bezpośrednio z realizacji przedsięwzięcia, w tym koszty tłumaczenia, druku, publikacji, nie mogą być wyższe niż ceny aktualnie obowiązujące na rynku.

§ 37. 1. Kalkulacja kosztów przedsięwzięcia powinna być sporządzona w złotych polskich, według tabeli określonej w załączniku nr 2 do Wniosku, w sposób gospodarny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
2. Poszczególne rodzaje kosztów przedsięwzięcia zawarte w budżecie przedsięwzięcia powinny znajdować odzwierciedlenie we Wniosku w opisie zaplanowanego przedsięwzięcia.

§ 38. 1. Środki finansowe z dotacji celowej Instytut mogą zostać wykorzystane na pokrycie kosztów:
                a) niezbędnych do zrealizowania przedsięwzięcia;
                b) poniesionych w trakcie trwania przedsięwzięcia; nie dopuszcza się refundowania kosztów poniesionych przed dniem zawarcia umowy o dofinansowania przedsięwzięcia ani po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia;
                c) udokumentowanych w sposób umożliwiający ocenę realizacji przedsięwzięcia pod względem merytorycznym i finansowym; podmiot otrzymujący wsparcie jest zobowiązany prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową środków finansowych otrzymanych w ramach dotacji celowej Instytut oraz wydatków dokonywanych z tych środków.
2. Faktury, rachunki i inne dowody potwierdzające poniesienie wydatków powinny umożliwiać identyfikację rodzaju nabywanego towaru lub wykonanej usługi oraz ceny jednostkowej towaru lub usługi (cenę jednostkową brutto).
3. Wysokość środków finansowych ze Wsparcia nie może przekroczyć 90% kosztów całkowitych przedsięwzięcia.

§ 39. 1. Koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia oraz koszty wynagrodzeń koordynatorów przedsięwzięcia i koszty wynagrodzeń księgowego mogą być ponoszone wyłącznie na podstawie:
            a) umowy o pracę, umowy zlecenia lub innej umowy o podobnych charakterze, zawartej w formie pisemnej, albo
            b) faktury wystawionej przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.
2. Stawki wynagrodzeń należnych osobom bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, koszty wynagrodzeń koordynatorów przedsięwzięcia i koszty wynagrodzeń księgowego nie mogą być wyższe od powszechnie stosowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy świadczeniu pracy lub usług danego rodzaju.
3. Wymagane przez prawo podatki, składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, płatne przez pracownika lub osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jak również wynagrodzenia z tytułu urlopu wypoczynkowego należne pracownikowi uważa się za część wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1.
4. W sprawozdaniu z realizacji przedsięwzięcia dokumentację kosztów wynagrodzeń osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, kosztów wynagrodzeń koordynatorów przedsięwzięcia i kosztów wynagrodzeń księgowego stanowią:
            a) karta czasu pracy oraz wyciąg z listy płac z wyodrębnieniem kwot pochodzących ze środków finansowych z dotacji celowej Instytutu, w razie zawarcia umowy o pracę;
            b) umowy oraz rachunki do tych umów, w razie zawarcia umowy zlecenie lub innej umowy o podobnym charakterze;
            c) faktura ze specyfikacją zakresu usługi, w razie świadczenia usług przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

§ 40. 1. W budżecie przedsięwzięcia ujmuje się przewidywane podróże zagraniczne.
2. Koszty podróży lotniczych planuje według standardowych stawek i z możliwie największym wykorzystaniem taryf ekonomicznych i zniżkowych. Dodatkowe koszty związane z podróżą lotniczą wyższą klasą niż ekonomiczna w budżecie przedsięwzięcia ponosi uczestnik przedsięwzięcia, podmiot otrzymujący wsparcie lub podmiot finansujący przedsięwzięcie inny niż Instytut.

§ 41. 1. Dopuszcza się przejazd prywatnym samochodem, taksówką lub wynajętym samochodem, jeżeli:
            a) nie jest dostępny transport publiczny;
            b) wykorzystanie tych środków transportu jest tańsze lub podyktowane względami bezpieczeństwa.
2. Koszt przejazdu nie może przekraczać przyjętych przez wnioskodawcę stawek, nie większych jednak niż stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 58).
3. Dopuszcza się przejazd taksówkami na trasach dłuższych niż 50 km lub wynajem samochodu, jeżeli:
            a) nie jest dostępny transport publiczny;
            b) wykorzystanie tych środków transportu jest tańsze lub podyktowane względami bezpieczeństwa.
4. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z podróżami są:
            a) faktury;
            b) bilety, w tym bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe; dotyczy to również biletów elektronicznych;
            c) rachunki za taksówki;
            d) bilety z transportu miejskiego;
            e) dokumenty związane z wydatkami poniesionymi podczas podróży, w tym prowizje, opłaty rezerwacyjne, lotniskowe, opłaty za pościel w pociągach, opłaty bagażowe.
5. W razie braku możliwości otrzymania faktury, podstawą rozliczenia wydatków związanych z podróżami są bilety, w tym bilety elektroniczne.
6. Jeżeli bilety lotnicze zostały nabyte ze zniżką i rzeczywista cena biletu nie jest wskazana na bilecie, od przewoźnika lub jego agenta dodatkowego należy uzyskać dokument z zaznaczeniem rzeczywistej ceny zapłaconej za dany bilet.

§ 42. 1. Koszty zakwaterowania i wyżywienia finansuje się z możliwie największym wykorzystaniem dostępnych zniżek i upustów i udokumentowane wyłącznie fakturą.
2. Na fakturach dotyczących zakwaterowania należy zamieścić dane o liczbie osób korzystających z zakwaterowania.
3. Na fakturach dotyczących wyżywienia należy zamieścić dane o ilości posiłków i cenie jednostkowej posiłku.

§ 43. 1. Podmiot otrzymujący wsparcie jest zobowiązany posiadać system umożliwiający efektywną kontrolę wewnętrzną dotyczącą właściwego administrowania środkami finansowymi z dotacji celowej Instytutu.
2. Środki finansowe z dotacji celowej Instytutu przechowuje są na wyodrębnionym rachunku bankowym albo rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (subkoncie), przeznaczonym dla obsługi finansowej tej dotacji.

§ 44. Przychody uzyskane przy realizacji umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości wsparcia, oraz odsetki od środków finansowych z dotacji celowej Instytutu przechowywanych na wyodrębnionym rachunku bankowym albo rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo- kredytowej (subkoncie), podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Instytutu na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia.

§ 45. Podmiot otrzymujący wsparcie dokonuje płatności związanych z wykonaniem umowy o dofinansowaniu przedsięwzięcia w formie bezgotówkowej przelewem bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku bankowego albo rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

§ 46. Podmiot otrzymujący wsparcie jest zobowiązany do prowadzenia pełnej, przejrzystej i odrębnej dokumentacji księgowej dotyczącej przedsięwzięcia. Faktury, rachunki lub inne dowody potwierdzające poniesienie wydatków powinny zawierać opis wskazujący, że zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Zapisy księgowe powinny odzwierciedlać na bieżąco koszty dotyczące realizacji przedsięwzięcia.

§ 47. 1. Faktury, rachunki lub inne dowody potwierdzające poniesienie wydatków, stanowiące podstawę rozliczenia dotacji celowej Instytutu, powinny być ostemplowane i potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz opisane treścią „Sfinansowane z dotacji celowej Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im W. Felczaka – umowa nr …/… o dofinansowania przedsięwzięcia podejmowanego na rzecz współpracy polsko-węgierskiej (znak sprawy: …)”.
2. Opis dokumentów, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać przeznaczenie nabywanych towarów lub wykonanych usług w odniesieniu do pozycji budżetu przedsięwzięcia.
3. Jeżeli jako potwierdzenie poniesionych w ramach jednej pozycji kosztów podaje się więcej niż jeden dowód, każdy dowód powinien być ponumerowany.

§ 48. Jeżeli dowód potwierdzający poniesienie wydatku, który tylko częściowo jest finansowany ze środków finansowych z dotacji celowej Instytutu, na tym dowodzie oprócz pieczątki lub napisu „Sfinansowane z dotacji celowej Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im W. Felczaka – umowa nr …/… o dofinansowania przedsięwzięcia podejmowanego na rzecz współpracy polsko-węgierskiej (znak sprawy: ……..)” należy zaznaczyć „częściowo – kwota ……………………… złotych”.

§ 49. Jeżeli zachodzi konieczność zatrudnienia pracowników do realizacji przedsięwzięcia, poza dokumentacją, o której mowa w § 39 ust. 1 i 4, podmiot otrzymujący wsparcie prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników, dokumentującej ich udział w realizacji przedsięwzięcia.

§ 50. 1. Jeżeli środki finansowe z dotacji celowej Instytutu są wydatkowane w innych walutach niż złoty, podmiot otrzymujący dofinansowanie jest obowiązany wskazać faktyczny kurs wymiany, zgodnie z którym została przeprowadzona operacja kupna lub sprzedaży waluty obcej, w szczególności na podstawie potwierdzenia transakcji lub rachunku.
2. Jeżeli brak informacji o faktycznym kursie wymiany, stosuje się średnie kursy walut z dnia przeprowadzenia każdej operacji, wyliczane przez Narodowy Bank Polski w sposób określony w § 2 pkt 1 i 2 uchwały nr 51/2002 Zarządu Narodowego Banku Polskiego z dnia 23 września 2002 r. w sprawie sposobu wyliczania i ogłaszania bieżących kursów walut obcych (Dz. Urz. NBP z 2017 r. poz. 15).

§ 51. 1. Nie dopuszcza się wykorzystywania środków finansowych z dotacji celowej Instytutu na:
            a) rzecz członków organów lub pracowników podmiotu otrzymującego wsparcie oraz ich osób najbliższych na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich;
            b) nabywanie na szczególnych zasadach towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organów lub pracownicy podmiotu otrzymującego wsparcie oraz ich osoby najbliższe.
2. Za osoby najbliższe, o których mowa w ust. 1, uważa się osoby, które pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, a także osoby pozostające we wspólnym pożyciu.

Rozdział VII
Zawarcie umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia

§ 52. 1. Podstawę wypłaty Wsparcia stanowi umowa o wsparcie, o której mowa w art. 30 ust. 2 Ustawy.
2. Umowa o Wsparcie określa w szczególności:
    a) strony umowy;
    b) zakres planowanych prac i termin ich realizacji;
    c) wysokość udzielonego wsparcia oraz termin i sposób jego płatności;
    d) sposób monitorowania realizacji przedsięwzięcia objętego wsparciem oraz tryb kontroli wykonania umowy;
    e) termin i sposób rozliczenia udzielonego wsparcia;
    f) tryb, termin i wysokość zwrotu udzielonego wsparcia w przypadku jego wykorzystania w niepełnej wysokości bądź wykorzystania niezgodnie z przeznaczeniem;
    g) tryb, termin i wysokość zwrotu udzielonego wsparcia w przypadku niezrealizowania albo niewłaściwego zrealizowania przedsięwzięcia objętego wsparciem lub innych przypadków niewykonania albo niewłaściwego wykonania umowy.

§ 53. 1. Umowę o dofinansowanie przedsięwzięcia zawiera się w formie pisemnej pod rygorem nieważności, niezwłocznie po doręczeniu Wnioskodawcy zawiadomienia o udzieleniu dofinansowania i przesłaniu do Instytutu przez Wnioskodawcę w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia wydrukowanego i podpisanego Wniosku wraz załącznikami. W przypadku określonym w § 26 Regulaminu, Wnioskodawca przesyła zmieniony Wniosek, w tym ewentualnie zaktualizowany budżet przedsięwzięcia lub zaktualizowany harmonogram realizacji przedsięwzięcia, po uprzednim jego uzgodnieniu w drodze komunikacji elektronicznej z Instytutem.
2. Projekt umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia przekazuje się Wnioskodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej na wskazany adres poczty elektronicznej, wyznaczając mu termin podpisania tej umowy.
3. Podpisanie umowy o dofinansowanie winno nastąpić w wyznaczonym terminie osobiście w siedzibie Instytutu w wyznaczonym terminie, nie podlagającym przywróceniu. W przypadku braku możliwości osobistego stawienia się Wnioskodawcy, za wnioskodawcę może podpisać umowę wyłącznie pełnomocnik po przedstawieniu pełnomocnictwa szczególnego w formie aktu notarialnego.
4. Niedotrzymanie przez Wnioskodawcę terminu, o którym mowa w ust. 1 lub 2, uznaje się za rezygnację z ubiegania się o Wsparcie, o czym zawiadamia się Wnioskodawcę.
5. Umowa o Wsparcie jest zawarta w chwili i miejscu jej podpisania przez Dyrektora.

§ 54. 1. Dopuszcza się możliwość ustalenia innego trybu podpisania umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia. W takim wypadku, Wnioskodawca jest zobowiązany do podpisania umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia w czasie i miejscu wyznaczonym przez Dyrektora Instytutu.
2. Niepodpisanie umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia w czasie i miejscu wyznaczonym przez Dyrektora Instytutu uważa się za rezygnację z przyznanego dofinansowania.

§ 55. Wnioskodawca może zlecić realizację części przedsięwzięcia wybranym podmiotom, w sposób zapewniający jawność i uczciwą konkurencję, niebędącym stronami umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia

Rozdział VIII
Rozliczenie Wsparcia

§ 56. 1. W terminie i w sposób określony w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia Wnioskodawca składa sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia.
2. Sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia składa się z części merytorycznej i finansowej. Powinno zawierać informacje na temat stopnia realizacji zaplanowanych działań, osiągniętych rezultatów oraz wydatków poniesionych ze środków Wsparcia.
3. Do sprawozdania dołącza się:
            a) dokumentację przedsięwzięcia, o której mowa w § 33 ust. 1;
            b) poświadczone za zgodność z oryginałem przez podmiot otrzymujący dofinansowanie kopie faktur, rachunków i innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatków, opłaconych w całości lub w części ze środków finansowych z dotacji celowej Instytutu oraz ze środków własnych podmiotu otrzymującego dofinansowanie;
            c) poświadczone za zgodność z oryginałem przez podmiot otrzymujący dofinansowanie kopie umów, porozumień, zaświadczeń lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wkładu osobowego, w tym jego wartość, oraz okres i zakres zaangażowania w realizację przedsięwzięcia;
            d) poświadczony za zgodność z oryginałem przez podmiot otrzymujący dofinansowanie wyciąg z rachunku bankowego albo rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej (subkoncie), na którym przechowywane są środki finansowe z dotacji celowej Instytutu, potwierdzający kwotę odsetek, o których mowa w § 44;
            e) informację dotyczącą osiągnięcia zysku z przedsięwzięcia.
4. Oryginały faktur, rachunków i innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatków oraz kopie lub drugie oryginalne egzemplarze dokumentacji przedsięwzięcia, o której mowa w § 33 ust. 1, podmiot otrzymujący wsparcie przechowuje i udostępnia organom przeprowadzającym czynności kontrolne, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa.

§ 57. W razie wątpliwości dotyczących sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia lub załączników podmiot otrzymujący wsparcie jest obowiązany udzielić, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących tego sprawozdania, w tym dostarczyć określone dokumenty źródłowe. Dokumenty źródłowe przekazuje się w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez podmiot otrzymujący wsparcie.

§ 58. W wyniku weryfikacji sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia wraz z załącznikami, sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia uznaje się za zatwierdzone, jeżeli nie stwierdzono uchybień, albo odmawia się zatwierdzenia sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia, jeżeli stwierdzono uchybienia i podmiot otrzymujący wsparcie nie udzielił, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień dotyczących tego sprawozdania albo złożone wyjaśnienia wraz z dostarczonymi dokumentami źródłowymi potwierdzają wątpliwości dotyczące tego sprawozdania.

Rozdział IX
Kontrola

§ 59. 1. Instytut jest obowiązany do kontroli rozliczenia przychodów i kosztów przedsięwzięcia objętego Wsparciem. Kontroli podlega również przebieg i sposób realizacji przedsięwzięcia oraz prawidłowość wykorzystania otrzymanego z Instytutu wsparcia.
2. W ramach kontroli upoważnieni pracownicy Instytutu mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania środków uzyskanych w ramach Wsparcia oraz żądać ustnie lub pisemnie informacji dotyczących wykonania przedsięwzięcia objętego Wsparciem.
3. Po przeprowadzeniu kontroli, upoważnieni pracownicy Instytutu mogą formułować wnioski i zalecenia pokontrolne.
4. Instytut może odstąpić od umowy o wsparcie w przypadku wykorzystania wsparcia niezgodnie z przeznaczeniem lub nieterminowego bądź nienależytego wykonania umowy o dofinansowanie przedsięwzięcia, w tym zmniejszenia zakresu przedsięwzięcia objętego wsparciem stwierdzonego na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.
5. Odstępując od umowy o wsparcie, Instytut określa kwotę wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie naliczonymi od dnia przekazania środków, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer konta, na które należy dokonać wpłaty.

Rozdział X
Postanowienia końcowe

§ 60. 1. Konkurs o przyznanie Wsparcia unieważnia się, jeżeli:
    a) nie wpłynął żaden Wniosek;
    b) wszystkie złożone Wnioski zawierały braki, w wyniku których – pomimo wezwania do ich uzupełnienia – należało pozostawić bez rozpoznania;
    c) żaden ze złożonych wniosków nie otrzymał pozytywnej opinii Komisji konkursowej lub zespołu Komisji konkursowej.
2. Konkurs może być unieważniony w każdym czasie, w szczególności jeżeli przemawia za tym interes publiczny lub wysokość środków przeznaczonych na sfinansowanie przedsięwzięć objętych Wsparciem jest niewystarczająca.
3. Zawiadomienie o unieważnieniu konkursu o przyznanie Wsparcia publikuje się w na stronie podmiotowej Instytutu.

§ 61. 1. Wniosek przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym wydano rozstrzygnięcie o przyznaniu albo odmowie przyznania Wsparcia.
2. Sprawozdanie z realizacji przedsięwzięcia wraz z załącznikami przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostało ono złożone do Instytutu.
3. Dyrektor rozstrzyga o postępowaniu z Wnioskiem i sprawozdaniem z realizacji przedsięwzięcia oraz z wykorzystania kwoty Wsparcia po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 2.
4. Rozstrzygnięcia Dyrektora oraz uchwały Komisji konkursowej o przyznaniu albo odmowie przyznania Wsparcia przechowuje się przez okres 5 lat.