Nr zamówienia: 01/05/2021

Zapytanie ofertowe

I. Zamawiający:

Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej im. Wacława Felczaka

02-616 Warszawa, ul. Goszczyńskiego 12, tel. +48 22 84 50 852

email: kszczerba@kurier.plus  

Mając na względzie zasadę konkurencyjności Zamawiający prosi o ofertę na zapewnienie miejsca na organizację IV Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego i usług towarzyszących (hotelowych i gastronomicznych).

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi zapewnienie miejsca na organizację IV Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego dla min. 100 – max. 150 uczestników (do 200 licząc z osobami obsługującymi wydarzenie), w terminie od 23 do 27 sierpnia 2021, a także zapewnienie bazy noclegowej, usługi gastronomicznej i innych usług towarzyszących.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. (Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia - Pobierz)

III. Termin wykonania zamówienia:

23-27 sierpnia 2021r.

IV. Wymagania dotyczące wykonawcy i wykaz niezbędnych dokumentów:

O zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki:

a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

c) spełniają warunki bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, tj. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo; przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca, składając ofertę, powinien złożyć następujące dokumenty:

1. formularz oferty z oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego;
2. informacje o obiekcie/obiektach, w których świadczone będą usługi, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego;
3. propozycja Oferenta dot. menu usługi gastronomicznej na poszczególne dni wydarzenia.

V. Opis sposobu przygotowania ofert:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik do zapytania.

Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim, trwałą i czytelną techniką, wypełnione i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta.

Oferowana cena musi być wyrażona jako cena netto i brutto w PLN i musi obejmować sumę oferowanych usług wskazanych w przedmiocie zamówienia.

Cenę oferty i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Wszelkie zmiany, naniesione przez Wykonawcę w treści oferty, muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

Poprawki mogą być dokonane wyłącznie poprzez przekreślenie błędnego zapisu oraz naniesienie obok zapisu przekreślonego - zapisu poprawnego.

Upoważnienie/pełnomocnictwo do podpisania oferty, do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem oraz do parafowania stron należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Sprzedawcy. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale bądź kopii, notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem.

Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami stanowi jedną całość. Zaleca się, aby wszystkie strony były ze sobą połączone w sposób uniemożliwiający ich samoczynną dekompletację, przesłane mailem lub np. zszyte, spięte, zbindowane itp.

VI. Miejsce oraz termin składania ofert:

Oferta powinna być przesłana lub dostarczona na adres:

Instytut Współpracy Polsko-Węgierskiej

imienia Wacława Felczaka,

02-616 Warszawa, ul. S. Goszczyńskiego 12

z dopiskiem:

„oferta na miejsce na organizację IV Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego i usług towarzyszących”

albo przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: uniwersytet@kurier.plus

w tytule maila należy wpisać:

„oferta na miejsce na organizację IV Polsko-Węgierskiego Uniwersytetu Letniego i usług towarzyszących”

Oferta powinna być przesłana do dnia 10.06.2021 r. (decyduje data wpływu).

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VII. Ocena ofert

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Lp.	Kryteria	Waga [%]
1.	Cena	100 %

Cena, o której mowa w kryterium, obejmuje wszelkie należności publicznoprawne, a w szczególności należności podatkowe oraz składkowe (ZUS) Oferenta. W sytuacji, gdy Oferent jest czynnym podatnikiem podatku VAT to cena, o której mowa powyżej obejmuje w szczególności należny podatek od towarów i usług. Natomiast gdy Oferent nie jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług lub zachodzi podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie od tegoż podatku, cena obejmuje wszelkie inne należne zobowiązania publicznoprawne, których uregulowanie z mocy prawa obciąża Oferenta.

W przypadku zaistnienia sytuacji, gdy Oferenci, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty uzyskają tę samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie tych Oferentów, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Po upływie terminu na złożenie ofert dodatkowych, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą zgodnie z kryteriami oceny ofert przewidzianych w niniejszym postępowaniu. Oferta dodatkowa wskazująca cenę, która będzie wyższa od ceny wskazanej w ofercie pierwotnej zostanie odrzucona przez Zamawiającego.

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu.

IX. Informacje:

Dodatkowych informacji udziela: wicedyrektor Krzysztof Szczerba, kszczerba@kurier.plus, +48 665 667 603

X. Załączniki:

Formularz ofertowy (pobierz)

Wzór opisu obiektu (pobierz)

Istotne postanowienia umowy (pobierz)